Хронометраж рабочего времени и нормирование труда. Положение о хронометраже рабочего времени медицинских работников медицинской организации (примерная форма) Хронометраж: образец заполнения

Эффективно управлять сотрудниками и справедливо оплачивать их работу не получится, если не знать, как они проводят трудовой день. Проследить за результативностью работы коллектива поможет хронометраж рабочего времени. Изучаем примеры хронометража рабочего времени, правила организации и детали, о которых нужно знать руководителю.

Для чего нужен «снимок» рабочего дня

Время - драгоценный ресурс, за который работодатели платят персоналу деньги. Исследование компании OnlineMBA.com показало, что из 8 часов, отведенных на оплачиваемый труд, непосредственно на выполнение обязанностей тратится только 5. Остальные 3 часа - это серфинг по сайтам - 44%, болтовня с коллегами - 23,4%, просто отдых - 3,9%. А 1,3% времени сотрудники вообще тратят на поиск другой работы - заметьте, за счет своего текущего нанимателя.

Чтобы понять как на предприятии лучше организовать рабочие часы, используют хронометраж - фиксацию времени, потраченного на те или иные занятия. Методику ещё называют «снимком» или «фотографией» дня. Не стоит путать «снимок» с контролирующими способами, которые призваны выявлять нерадивых сотрудников, опоздания и бесконечные перекуры. Хронометраж служит для планирования и прогнозирования эффективности методов управления.

Что дает хронометраж?

Определение темпа работы сотрудника на конкретном рабочем месте.
Расчет выработки, производительности, результата за единицу времени.
Получение опорных данных для вычисления нормативов.
Поиск низкоэффективных операций и «поглотителей» времени.
Планирование штатного расписания.
Оценка условий труда и рабочего места.
Формирование регламента работы для новых рабочих мест.
Сравнение разных режимов работы.
Планирование рабочего времени.
Аттестация работников.
Сравнение особенностей подхода к выполнению задач высоко- и низкопродуктивных сотрудников.
Выявление чрезмерной или недостаточной нагрузки на конкретного человека, рабочую группу или часть рабочего процесса.

Одна из важных функций хронометража - ликвидация «узких» мест в рабочих процессах. Известно, что скорость работы любой команды, процесса или предприятия определяется самым медленным его звеном. Изучение характера труда и затрат времени на каждом участке цепочки позволяет найти такие «слабые» звенья и выяснить причины задержек. Обычно на этих участках сотрудники либо нерационально выполняют ряд операций, либо перегружены. В первом случае задачу решает оптимизация работы, во втором - расширение штата.

На основании полученной информации делают выводы, позволяющие сократить потери рабочего времени, перераспределить обязанности, перестроить рабочий график, а иногда сократить или нанять новых работников.

Проведение хронометража регламентируют приказом, в котором назначают ответственных и перечисляют рабочие места или персонально людей для отслеживания. С приказом знакомят и тех, за кем будут осуществлять наблюдение: это не тайная операция по выявлению разгильдяев, а инструмент улучшения рабочего процесса, в том числе, в интересах работника.

В случае регулярного проведения замеров на предприятии создают Положение о проведении хронометража , где прописывают регулярность мероприятий, ответственных за их проведение, правила осуществления и расчетов, инструкции для тех, кто инспектирует других сотрудников. Рекомендуется описать стандартные действия, которые подлежат временной оценке.

Проведение хронометража рабочего времени

Суть метода состоит в том, что все действия сотрудника записывают, фиксируя очередность и затрачиваемое на них время. Нельзя упускать ни одной мелочи - перекур, поход за скрепками в другой отдел, туалет, обед, звонки и т.д. Часто мелочи и короткие передышки становятся самым большим поглотителем времени, занимая большую долю в сумме. Все, что длится больше минуты, нужно фиксировать. Не должно быть перерывов в записях: сидел и смотрел в монитор 1,5 минуты - это тоже действие.

Хронометраж нельзя проводить без подготовки - проверяющий должен хорошо представлять себе обязанности оцениваемого сотрудника. Для мероприятия заранее готовят карты для заполнения и вводят условные обозначения для операций, которые предполагаются в ходе наблюдения. Это делают для того, чтобы инспектор не тратил время на текстовое изложение и не задумывался, как обозначить то или иное действие - часто приходится работать буквально в стенографическом режиме, если наблюдатель один, а объектов несколько.

В целом организация хронометража отнимает немало времени - и многие руководители отказываются от метода только потому, что не хотят тратить драгоценные ресурсы на составление «карты» рабочего времени. Это не самый рациональный подход: правильный хронометраж поможет оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность. Время потраченное на организацию хронометража, отобьется вдвое уже после первых результатов. Именно поэтому руководителю не стоит жалеть сил на процесс - лучше передать часть рутины на аутсорс и организовать мероприятие, чем изо дня в день нести убытки из-за низкой результативности.

«Фотографируют» трудовой процесс по-разному. Иногда этим иногда занимается только один человек, а иногда целая команда. Точно так же можно оценивать одного сотрудника или же целый отдел, бригаду и часть производственного процесса. В некоторых случаях используют видеозапись с последующим анализом, но таким способом реально можно оценить лишь действия на фиксированном рабочем месте, за его пределами отследить работу уже не удастся.

Если обязанности связаны исключительно с работой на компьютере, фиксировать расходы времени очень просто с помощью программ, отслеживающих использование приложений и посещенные интернет-ресурсы.

Совершенно естественно, что в результате замеров получится «слепок идеального дня», так как под наблюдением посторонних человек не будет заглядывать в Facebook и переписываться в мессенджере. Но тем и лучше - заказчик измерения получит на руки показатели того, что сотрудник «может и должен» успевать. Чтобы получить усредненный эталон, замеры проводят для нескольких человек одной должности и используют среднеарифметические показатели. Также рекомендуется «замерять» одного и того же сотрудника несколько раз.

Как сделать анализ хронометража рабочего времени

При подсчете результатов оценивают несколько параметров.

Соотношение этапов работы: непосредственно рабочий процесс, подготовка, завершение, например, уборка рабочего места, смена одежды и т.д.
Прерывания - незапланированные входящие звонки, вызовы к руководству, визиты коллег, походы в другие отделы.
Соотношение самой работы и документального оформления, например, отчётов или визитов к сетевому принтеру или сканеру.
Обязательное непродуктивное время - туалет, обед, гимнастика для глаз и т.д.
Соотношение продуктивного и непродуктивного времени.
Дорога, если работа связана с разъездами.
Общее время повторяющихся действий.
Общее время нестандартных операций.
Число итераций по одному заданию - набор не отвечающего номера, переделки и исправления ошибок.
Соотношение времени и произведенной продукции, выполненных заданий, вымытых квадратных метров и прочего, что предполагается в качестве результата труда на этой должности.
Нарушения и нерабочие отвлечения - их под наблюдением будет мало, но они все равно будут. Нужно помнить, что не всегда перекур и кофе - непродуктивная часть работы: все зависит от специальности. Например, для творческих профессий перекуры могут превращаться в настоящий мозговой штурм - следовательно, такие перерывы нужно отнести к рабочему времени.

Чем больше база замеров, тем проще искать ошибки и тем точнее будет эталонный снимок и анализ закономерностей. Накопив данные о продолжительности отдельных операций от большого числа сотрудников и за продолжительное время, руководство компании может принять меры по автоматизации или оптимизации.

Особенности проведения для разных категорий персонала

Особый вопрос - контроль рабочего времени высокоранговых сотрудников. Хронометраж рабочего времени заведующего отделением в больнице будет отличаться от такового у медсестры или врача тем, что в его составе будет больше обязанностей, связанных с документами и контактами с другими людьми и меньше повторяющихся действий.

Чем выше положение руководителя, тем меньше в его расписании предсказуемости, и оценка в целом сложнее. Например, аналитическую работу или планирование, как и прочие творческие и интеллектуальные задачи довольно затруднительно оценивать с точки зрения затрат времени.

Еще одна сложность контроля за руководителями разных уровней - расширение конфиденциальности с ростом позиции человека в иерархии компании. К примеру, не всегда даже начальник отдела кадров может присутствовать при работе главного бухгалтера или директора по безопасности. Получается, что отслеживать работу таких специалистов приходится самому директору или владельцу.

При этом, руководители в большей степени, чем рядовые сотрудники, заинтересованы в контроле за собственной эффективностью и самостоятельно стараются искать временные ресурсы и бороться с их потерями. Поэтому в случае необходимости фиксации затрат времени руководителей большое значение приобретают методы самофиксации, главная сложность в которых - не забывать делать отметки при каждой смене деятельности, а затем сделать поправку на затраты времени для самой фиксации.

Чаще всего в ходе таких мероприятий отслеживают повторяющиеся действия: легко оценивать сотрудников колл-центров, и вообще офисного персонала, рабочих, врачей. Однако, есть нетривиальные случаи, например, хронометраж рабочего времени переговорщика, специалиста по социальной работе, психолога или курьера сложно организовать из этических или технических соображений. Обычно в таких случаях используют самостоятельное заполнение карт этими сотрудниками, а затем путем сравнительного анализа выявляют закономерности.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во

Работа по проведению хронометража рабочего времени состоит их следующих этапов:

Этап подготовки к проведению хронометража рабочего времени.

Этап проведения хронометражных наблюдений.

Этап обработки результатов наблюдений.

Основным документом при хронометраже является карта хронометража рабочего времени, образец заполнения и пример которой приведены ниже.

Этап подготовки к хронометражу рабочего времени

На подготовительном этапе хронометража рабочего времени необходимо провести:

Выбор наблюдаемых работников, зависящий от целей хронометража рабочего времени.

Составление перечня технологических операций, время которых будет замеряться в ходе хронометражных наблюдений.

Расчёт необходимого количества замеров.

Подготовка чистых бланков карты хронометража рабочего времени, образец и пример смотри ниже.

Наблюдаемые работники для целей разработки норм труда должны выбираться из числа сотрудников со средней производительностью. При большой доле физического труда необходимо выбирать исполнителей со средними психофизическими данными. Желательно исключить из наблюдения новичков и работников с большим стажем.

Если целью хронометража рабочего времени, например, является установление факторов невыполнения норм труда, для наблюдения должны формироваться две выборки исполнителей – стабильно не выполняющие и стабильно перевыполняющие установленные нормы. Психофизические данные и стаж работы при этом не важны.

В случае, когда цель хронометража рабочего времени состоит в повышении производительности труда, образцом для наблюдений могут являться лучшие рабочие, «передовики производства».

Определение состава технологических операций обычно проводится до начала хронометража, во время проведения фотографий рабочего времени. ФРВ позволяет изучить различные варианты типовых комплексов рабочих операций и составить целевой перечень. Желательно, чтобы целевой комплекс рабочих операций был согласован техническими и производственными службами предприятий.

Удобство проведения замеров при хронометраже рабочего времени зависит от выбора фиксажных точек наблюдения для каждой рабочей операции. Фиксажные точки устанавливают границы начала и завершения операций, и в идеале должны сопровождаться хорошо различимыми внешними признаками – движениями рабочего, звуками инструмента или сигналами оборудования. Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.

Рис. 1. Образец заполнения перечня технологических операций для хронометража рабочего времени (пример).

Для расчёта необходимого количества наблюдений при хронометражах рабочего времени используется коэффициент устойчивости хроноряда. Использование данного коэффициента позволяет стабилизировать выборку полученных при наблюдениях значений, исключив крайние (минимальные и максимальные) значения, которые признаются случайными. Стабильной считается выборка, у которой отношение минимального значения к максимальному меньше нормативного коэффициента устойчивости хроноряда. Для определения данного коэффициента можно использовать следующую таблицу:

Рис. 2. Образец (пример) количества замеров для хронометража рабочего времени.

Количество необходимых наблюдений (замеров) каждой технологической операции указано в ячейках данной таблицы и зависит от типа производства, характера работы и длительности операции. В скобках ячеек таблицы приведены справочно коэффициенты устойчивости хроноряда, которые понадобятся в дальнейшем при обработке результатов наблюдений для исключения случайных значений.

Образец заполнения и пример листа хронометража рабочего времени

Заключительной частью подготовительного этапа является подготовка бланков листов хронометража рабочего времени.

Рис. 3. Образец заполнения карты хронометража рабочего времени

Заполнение образца карты хронометража рабочего времени:

В строках перечисляются последовательно технологические операции измеряемого вида работы (в нашем примере – разгрузки автомобилей).

По таблице на рисунке 2 определяется количество необходимых замеров каждой операции.

Зафиксированное время операции вносится в ячейки соответствующей строки, в примере – 19 замеров операции «Подъем поддонов».

Рассчитываем коэффициент устойчивости хроноряда (делим максимальное время операции на минимальное). Если он оказывается меньше нормативного значения (рисунок 2), то сохраняем все выполненные замеры. Если фактический коэффициент превышает нормативный – исключаем крайние замеры до тех пор, пока он не войдёт в норму.

Считаем получившееся средне-аналитическое время (сумма всех замеров, делённая на их количество).

После выполнения замеров и расчётов по всем входящим в работу операциям, вычисляем суммарное время на данный вид работ, - оно и является временем оперативной работы и целью нашего исследования.

Пример проведения хронометража рабочего времени

До начала наблюдения необходимо проконтролировать наличие на рабочем месте нормальных (типичных) условий труда и подготовить наблюдаемого работника – рассказать о целях мероприятия и обсудить процедуру наблюдения.

Для проведения хронометража рабочего времени используются обычные электронные секундомеры, в идеале, с функцией хранения результатов замеров в памяти, - это позволит заносить данные в таблицу по результатам серии замеров и ускорит работу нормировщика.

Существует несколько способов проведения хронометража рабочего времени. При сплошном хронометраже наблюдение осуществляется непрерывно до получения нужного количества замеров. Этот способ можно использовать на серийном производстве с постоянно повторяющимися циклами работ. При данном способе можно обойтись только начальными фиксажными точками, так как конец одной операции в моменте совпадает с началом следующей.

В некоторых случаях организация труда не позволяет организовать хронометраж сплошным образом, и тогда применяется способ выборочного хронометража. Отличие состоит в возможности замерять по-отдельности каждую входящую в работу операцию с замерами начальной и конечной фиксажной точек.

Обработка результатов хронометража рабочего времени

Обработка результатов хронометражей рабочего времени заключается в анализе коэффициентов устойчивости хроноряда, расчёте средне-аналитического времени на каждую операцию и суммировании результатов замеров.

По результатам анализа фактического времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по повышению производительности труда и скорости выполняемых операций, проводится анализ соответствия полученных норм с утвержденными и с фактически имеющейся выработкой.

Как правильно оформить хронометраж рабочего времени?

Ответ

Ответ на вопрос:

Фотографию рабочего дня делают те работники, которым это будет поручено и в чьи трудовые обязанности такая работа включена. На практике эту работу выполняют работники подразделений отдела по организации и оплаты труда (экономистами по труду) (см. "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) и отдела кадров, к данной работе можно привлечь и начальников соответствующих подразделений.

Если по результатам фотографирования рабочего дня будут изменены для работника нормы труда его нужно будет уведомить за 2 месяца (ст. 162 ТК РФ), при изменении иных условий трудового договора также потребуется уведомление за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ).

Фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) представляет собой вид наблюдения, при котором в течение всего рабочего дня независимый специалист фиксирует все без исключения затраты времени сотрудника на выполнение любых его действий: как рабочих, так и личных. При этом, в зависимости от требования к точности фотографии, фиксации подлежат все дела, в том числе мелкие, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т.п.

Фотография рабочего дня, как правило, нужна для того, чтобы определить нормы выработки для конкретного работника (норма обслуживания: сколько больных он должен обслужить за установленную ему норму времени; или норму времени на обслуживание 1 пациента).

Общие принципы составления фотографии рабочего дня могут быть использованы как коммерческими, так и иными организациями.

Хронометраж или фотография рабочего дня является одним из элементов нормирования труда работников организации.

До начала указанной работы работодатель сам выбирает способ, которым дает поручения работникам провести соответствующую предварительную работу: это может быть как протокольное поручение, так и издание приказа.

Действующее законодательство не содержит унифицированных форм документов по проведению работ по проведению хронометража. Приказ в любом случае будет произвольным.

При этом возможно создать общий приказ о разработке норм труда, в котором один пункт посвятить вопросу фотографии рабочего дня, а можно по данной теме выпустить и отдельный приказ.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 56
о проведении хронометража при выполнении работ работниками подразделения «_______________________»

г. Москва 20.04.2015

В целях подготовки эмпирического материала для разработки локального акта по установлению норм труда для работников отдела «________________________»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по проведению работ по хронометражу работ,проводимых сотрудниками подразделения «_________________________», в следующем составе:

Председатель комиссии - заместитель директор по кадрам и режиму Кожин И.Б.

Члены комиссии:

Начальник отдела кадров Р.М. Громова

Начальник отдела труда и заработной платы Обходов М.И.

Специалист по кадрам Е.В. Зайцева

Экономист отдела труда и заработной платы Липкин И.Р.

2. Комиссии (п. 1 приказа) в срок до «_____»_________________________ провести хронометраж всех работ, выполняемых работниками подразделения «_____________________», таблицы, формы, составленные по результатам хронометража передать для обобщения начальнику отдела труда и заработной платы.

3. Начальнику отдела труда и заработной платы на основании результатов хронометража, с учетом установленных типовых норм труда, разработать в срок до «_____» _____________________ проект приказа об установлении норм труда по должностям работников подразделения «__________________________», согласовать проект приказа с отделом кадров, бухгалтерией, юридической службой и направить его профсоюзной организации для получения мотивированного мнения о возможности принятия такого локального акта.

4. Начальнику подразделения «_____________________» :

Не чинить препятствий в работе комиссии при проведении хронометража;

Предоставить членам комиссии необходимые для работы документы (Положение об отделе, должностные инструкции, табель учета рабочего времени за период ____________________ и другие);

Создать необходимые условия для работы комиссии в подразделении, в том числе выделить рабочее место, компьютер, телефон.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Формы документов, которые вы составляете в период фотографии рабочего дня приведены в далее в ответе

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как составить фотографию рабочего дня

Чтобы сделать фотографию рабочего дня необходимо:

 определить цели составления фотографии рабочего дня;

 разработать правили нормы оценки рабочего времени;

 подготовить бланк отчета наблюдения (карту фотографии рабочего дня);

 провести инструктаж наблюдателей и (или) сотрудников, чьи фотографии рабочего дня планируете сделать;

 составить фотографии рабочего дня ;

 обработать результаты фотографирования ;

 сделать анализ результата наблюдения и разработать мероприятия для реализации целей наблюдения.

Фотографирование рабочего дня выполняют в основном с целью:

 определить фактические затраты рабочего времени сотрудника;

 выработать нормативы (объема выпускаемой продукции, оказания услуг и т.д.);

 выявить и устранить потерю рабочего времени;

 совершенствовать систему мотивирования;

 повысить самоорганизацию сотрудников;

 оптимизировать бизнес-процессы организации и др.

Перед началом фотографирования рабочего дня необходимо:

 определить ответственного за фотографирование рабочего дня ;

 определить период для анализа рабочего времени сотрудника;

 определить требование к точности наблюдения действий сотрудника.

Наблюдение и фиксацию рабочего времени сотрудника можно поручить, например сотруднику службы персонала, непосредственному руководителю или коллеге сотрудника, за которым будет вестись наблюдение. Желательно, чтобы этот человек хорошо знал, в чем суть работы наблюдаемого. Кроме того, необходимо учитывать в каких отношениях состоят наблюдатель и сотрудник, за которым ведется наблюдение: негативных, нейтральных или доброжелательных. Это так же может повлиять на результат работы обоих (снизить результативность из-за стресса или личных дружеских бесед и т.д.).

Кроме того, возложить обязанности по составлению фотографии рабочего дня можно и на самого сотрудника. В этом случае учтите степень ответственности сотрудника, убедитесь в понимании им важности всего процесса и разработайте систему контроля и проверки работы сотрудника.

Для контроля выполнения данного фотографирования назначьте сотруднику проверяющего. Проверяющим может быть непосредственный руководитель сотрудника, его коллега, специалист службы персонала.

Для более достоверной оценки деятельности сотрудника рекомендуется сделать анализ фотографий нескольких рабочих дней, или по возможности полной рабочей недели или полного рабочего цикла (если работа сотрудника циклична). Связано это с тем фактом, что в разные дни качество и объем труда любого сотрудника часто меняется в зависимости от сложности поставленных задач, влияния на объем работы других членов команды и т.п.

Также необходимо учитывать тот факт, что в первые дни фотографирования рабочего времени оцениваемый сотрудник может испытывать стресс (внутреннее сопротивление процессу анализа его времени). В связи с этим отчет может содержать в себе действия, которые сотрудник не выполняет в своем естественном рабочем состоянии, либо же выполняет в другом темпе. Анализ времени сотрудника в течение нескольких дней постепенно снижает уровень стресса, сотрудник привыкает к процессу и начинает вести себя более естественно, что в результате дает более полную и адекватную информацию о его деятельности.

Изначально определите с какой точностью по времени наблюдатель должен фиксировать изменения вида деятельности контролируемого сотрудника:

 поминутно, т.е. наблюдатель ни на минуту не покидает сотрудника и фиксирует все его действия в туже минуту, как оно было совершено;

 с определенным интервалом, т.е. наблюдатель фиксирует род занятия сотрудника с периодичностью три, пять, десять минут и т.д.

На требования к точности фиксирования времени влияют:

 вид деятельности сотрудника (интенсивности смены занятия);

 загруженности наблюдателя (наблюдение параллельно за одним или несколькими сотрудниками);

 необходимость точности для реализации цели наблюдения .

Также изначально определите на сколько точно должны быть записаны действия сотрудника, например «беседа по телефону с клиентом организации» или «беседа по телефону с клиентом организации по вопросу брака, звонок переведен на отдел продаж» и т.д. Требование к подробности описания действия также зависит от цели наблюдения и вида деятельности сотрудника.

Прежде чем приступить к составлению фотографии объясните участникам процесса (наблюдателю, сотруднику, проверяющему) их функции и цели фотографирования.

Если фотографирование проводит сторонний наблюдатель, а не сам сотрудник, ознакомьте его с формой отчета – картой фотографии рабочего дня . Объясняете наблюдателю, что он должен фиксировать в ней все действия контролируемого сотрудника (как рабочие, так и личные), указывая время начала выполнения нового действия и его длительность.

В свою очередь сотруднику объясните цели фотографирования. Сделайте акцент на том, что результат наблюдения будет использован для совершенствования труда, а не против сотрудника лично.

Если фотографирование проводит сам сотрудник, то также поясните ему правила работы с отчетом и цели фотографирования, чтобы сотрудник понимал важность и ответственность поставленной задачи и добросовестно ее выполнил. Далее объясните проверяющему, назначенному сотруднику, его цель: периодически (раз в полчаса, час или в другой период, удобный как для сотрудника, так и проверяющего) осуществлять контроль заполнения бланка отчетности и соответствия фиксированных данных с реальными действиями контролируемого сотрудника в момент проверки.

В том случае если составление фотографии рабочего дня возложено на наблюдателя, он располагается рядом с рабочим местом сотрудника на комфортном обоим участникам наблюдения расстоянии. Стоять за спиной сотрудника не стоит.

Стремитесь сделать процесс наблюдения менее заметным, так чтобы он не мешал контролируемому сотруднику, т.к. это может снизить результативность сотрудника и причинить ему психологический дискомфорт.

Наблюдатель составляет фотографию рабочего дня сотрудника в процессе наблюдения за его работой в течение всего периода, который был выбран для анализа. При этом каждое действие наблюдатель фиксирует в бланке отчета наблюдения .

Наблюдатель не должен вмешиваться в деятельность сотрудника: помогать ему, вступать с ним в переговоры и т.п.

В том случае, если сотрудник самостоятельно фотографирует свой рабочий день, назначенный ему проверяющий, периодически контролирует правильность заполнения бланка отчета наблюдения, в котором сотрудник фиксирует свои действия.

По окончанию фотографирования рабочего дня, заполненный бланк отчета наблюдения передают в службу управления персоналом для дальнейшей обработки результатов .

Все действия, которые осуществлял сотрудник, объедините в группы, каждой присвойте свой индекс. Сходным операциям присвойте одинаковый индекс.

Например:

 Т пз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.);

 Т обс – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;

 Т оп – общее время, затраченное на выполнение должностных обязанностей (оперативное время);

 Т пер – время, в которое сотрудник прерывал работу.

Для более точного анализа деятельности сотрудника разбейте его оперативное время на подгруппы или выделите дополнительные категории.

Например, на бухгалтера по расчету заработной платы, в соответствии с его должностной инструкцией, возложены обязанности по приему, анализу и контролю табелей учета рабочего времени; обработке листков временной нетрудоспособности; начислению заработной платы сотрудникам организации и т.д. Каждое из этих действий выделите в отдельную группу, пропишите группы в бланке карты фотографии рабочего дня и рассчитайте время, которое сотрудник тратит на выполнение каждой обязанности. Это позволит выявить области, с максимальными временными затратами.

Далее составьте баланс фактического времени сотрудника . Он представляет собой таблицу, в которой по каждой группе высчитывается количество случаев, длительность (суммарное время операций по группе), процент (доля) затрат времени от продолжительности всего рабочего дня или наблюдаемого периода.

После этого вычислите коэффициенты, которые позволят сделать более точные выводы о потерях времени. Список коэффициентов и формулы их расчета см в таблице .

Анализ результатов позволяет понять, сколько рабочего времени фактически сотрудники используют для рабочих целей, как часто сотрудники делают перерывы в работе, сколько времени тратят на обед, сколько времени занимает подготовительная работа и т.д.

При анализе фотографии рабочего дня определите причины, которые мешают эффективно выполнять работу. Выявив все проблемы и сложности, разработайте мероприятия, которые помогут разрешить проблемы.

В организации «Альфа» было принято решение составить фотографию рабочего дня бухгалтера А.В. Дежневой. Цель наблюдения – определить фактические затраты рабочего времени сотрудник и выявить его потерю. Наблюдателем была назначена менеджер по персоналу И.А. Игнатьева.

По итогам фотографирования с 16 по 20 января 2013 года составлена карта фотографии рабочего дня . Игнатьева совместно с главным бухгалтером В.Н. Зайцевой (непосредственным руководителем Дежневой) сделали анализ информации зафиксированной в карте, разработали и реализовали следующие мероприятия:

 на основании коэффициента потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины (3,1 процентов), с Дежневой была проведена беседа с целью более эффективного использования рабочего времени;

 на основании коэффициента потерь времени по организационно-техническим причинам (9,4 процентов) проведено техническое обслуживание компьютера Дежневой, устранена причина потерь времени;

 на основании анализа времени на оказание методической помощи сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета был сокращен перечень вопросов, на которые бухгалтер Дежнева обязана оказывать консультацию, что освободило ее время для текущих рабочих процессов;

 на основании результата анализа времени затраченного на прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовки их к счетной обработке, было принято решение о возложении данных обязанностей на менеджера по персоналу Игнатьеву.

Карта фотографии рабочего дня

КАРТА
фотографии рабочего дня

Организация рабочего места
(характеристика рабочего места)

Перечень действий работника

№	Наименование работы	Текущее время, час – мин.	Продолжи-тельность,	Примечание
16.01.2013
1	Подготовка к рабочему дню (вкл. ПК, огтехники и т.д.)	8-45	20
2	Участие в еженедельном собрании (планерки)	9-05	25
3	Телефонный разговор с сотрудником организации (объяснение расчета больничного и з/пл.)	9-30	15	Разговор четкий и по делу
4	Перерыв (личная беседа с коллегами)	9-45	10	Личные вопросы
5	Обработка входящей корреспонденции	9-55	15
...	...	...	...	...

Баланс фактического времени работника

№	Группа	Длительность (суммарное время операций по группе)			Кол-во случаев	Процент затрат времени от времени всего наблюдаемого периода
№	Группа	час	мин	всего минут	Кол-во случаев
1	Подготовительно-заключительное время (Т пз)	1	15	75	10	3,0
2	Время обслуживания рабочего места (Т о6с)	3	45	225	12	8,9
3	Оперативное время (Т оп) в том числе:	36	5	2165		85,2
3.1	Прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовка их к счетной обработке (Т оп1)	3	15	195	2	7,7
3.2	Начисление и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия (Т оп2)	4	20	260	1	10,2
3.3	Регистрация бухгалтерских проводок и их разноска (Т оп3)	6	10	370	1	14,6
3.4	Прием и контроль правильности оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов (Т оп4)	1	5	65	5	2,6
3.5	Начисление заработных плат работникам предприятия, осуществление контроля за расходованием фонда оплаты труда (Т оп5)	6	10	370	1	14,6
3.6	Оформление бухгалтерских документов (Т оп6)	4	0	240	3	9,4
3.7	Подготовка отчетности по ЕСН (Т оп7)	4	10	250	1	9,8
3.8	Ведение на основе ведомостей выплаты зарплаты работникам предприятия (Т оп8)	0	20	20	5	0,8
3.9	Осуществление контроля за соблюдением кассовой дисциплины, расчеты с подотчетными лицами (Т оп9)	1	10	70	5	2,8
3.10	Подготовка данных для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств (Т оп10)	2	10	130	1	5,1
3.11	Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и информационных технологий (Т оп11)	0	0	0	0	0,0
3.12	Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа (Т оп12)	3	45	225	15	8,9
3.13	Повышение квалификации на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету (Т оп13)	1	0	60	0	2,4
3.14	Другие действия (Т оп14)	1	30	90		3,5
4	Время перерывов в работе (Т пер) из них:	1	15	75		3,0
4.1	Регламентированные перерывы или по причинам неполадок на производстве (Т рпер)	0	0	0	0	0,0
4.2	Нерегламентированные перерывы (Т лпер)	1	15	75	15	3,0
	ИТОГО всего фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте (Т ф)	42	20	2540		100,0
	Нормативная продолжительность рабочего периода Т д	40	00	2400

Расчет коэффициентов

№ п/п	Наименование	Формула	Значение
1	Коэффициент переработки	К п =Т ф: Т д = 2540: 2400	1,1
2	Коэффициент использования рабочего времени	К исп =(Т пз +Т оп +Т о6с): Т д = 100х(75+2165+225): 2400	1,03
3	Коэффициент потерь по организационно-техническим причинам	К пот =100 х Т о6с: Т д = 100х225: 2400	9,4
4	Коэффициент потерь на подготовительные и заключительные работы	К ппз =100 х Т пз: Т д = 100 х 75: 2400	3,1
5	Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины	К пнд =100 х Т лпер: Т ф = 100 х 75:2400	3,1
6	Возможное повышение производительности труда при условии сокращения прямых потерь рабочего времени	ΔПТ=100 х (Т лпер +Т рпер): Т ф = 100х(75+0):2540	3,0

Т пз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.).

Т о6с – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места.

Т оп – время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время).

Т оп = Т оп1 + Т оп2 +... Т опn

Т пер – время, на которое работник прерывал работу.

Т пер = Т рпер + Т лпер

Т лпер – время, на которое работник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину).

Т рпер – время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам неполадок на производстве.

Т д – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня.

Т ф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня.

Т ф = Т пз +Т оп +Т о6с +Т пер

Коэффициенты для анализа фотографии рабочего дня сотрудника

№ п/п

Наименование

Формула

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Примерная форма


	Утверждаю
	Руководитель медицинской организации


	"__" __________ 20__ г.

Положение о хронометраже рабочего времени медицинских работников медицинской организации

1. Общие положения

1.1. Хронометраж рабочего времени применяется в медицинской организации для анализа и изучения затрат рабочего времени на выполнение стабильно повторяющихся работ. Хронометражные замеры применяются для установления длительности отдельных повторяющихся трудовых операций медицинских работников.

1.2. Основными целями, преследуемыми при проведении хронометража рабочего времени, являются:

- определение структуры рабочего времени каждого медицинского работника (продолжительности отдельных видов затрат времени);

- анализ затрат времени медицинских работников;

- сравнительный анализ работы медицинских работников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда;

- разработка нормативов единицы времени для выполнения отдельных видов действий;

- оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени медицинских работников.

1.3. До начала проведения хронометражных замеров руководитель медицинской организации определяет работников - субъектов хронометража рабочего времени (наблюдаемых), лиц, ответственных за проведение хронометража, сроки, в течение которых требуется провести исследования, оформляя свое волеизъявление соответствующим приказом, с которым ознакомляет заинтересованных работников.

2. Методика хронометража

Методика хронометража предусматривает соблюдение правил его проведения:

2.1. К хронометражу привлекают наблюдателя - высококвалифицированного специалиста медицинской организации, хорошо знающего технологию лечебно-диагностического процесса, способного провести экспертизу объема и качества оказанной помощи.

2.2. Работник, относительно которого принято решение провести хронометраж рабочего времени, должен быть заранее об этом извещен.

2.3. При осуществлении хронометража рабочего времени место наблюдателя должно располагаться таким образом, чтобы ему был виден весь трудовой процесс, а также все действия, совершаемые работником, в отношении которого проводится хронометраж. При этом контакт между работником и наблюдателем должен быть полностью исключен или минимизирован.

2.4. Перед проведением хронометража необходимо составлять перечень (словарь) отдельных трудовых операций и видов работ, входящих в функциональные обязанности наблюдаемого (Приложение 1), что позволяет при статистической обработке материалов выявить выполнение работ, не свойственных для той или иной группы персонала.

Классификация трудовых затрат медицинского персонала включает 7 видов деятельности: основную, вспомогательную, прочую деятельность, работу с документацией, служебные разговоры, личное необходимое и незагруженное время.

2.5. Сроки проведения хронометража должны быть достаточными для получения достоверных репрезентативных данных по затратам труда на все трудовые операции.

2.6. Полученные данные о затратах времени медицинского работника заносятся в лист (карту) хронометражных наблюдений, где фиксируются порядок и наименование трудовых операций и затраты труда по текущему времени (Приложение 2). В нем не должно быть исправлений, записи должны выполняться с помощью техники, не допускающей исправлений.

2.7. В процессе проведения хронометража должно обеспечиваться соблюдение требований по технике безопасности.

3. Этапы хронометража

Изучение затрат рабочего времени проводится в четыре этапа:

3.1. Подготовка к наблюдениям

Во время подготовки к проведению работы наблюдатель обязан:

- ознакомиться с наблюдаемыми работниками. Он должен собрать с них следующие сведения: фамилия, имя, отчество, возраст, образование, стаж работы (общий медицинский и по данной специальности), занимаемая должность, прохождение специализации и усовершенствования, квалификационная категория;

- ознакомиться с положением о соответствующем отделении и должностными инструкциями наблюдаемых работников;

- детально изучить рабочие места наблюдаемых, оснащенность всем необходимым для работы;

- подготовить к работе специальные бланки, в которые записываются итоги наблюдения.

На основании данных первого этапа утверждается перечень (словарь) отдельных трудовых операций, подлежащих хронометрированию.

С медицинскими работниками проводится инструктаж по проведению хронометража, устанавливаются доброжелательные отношения с целью повышения достоверности полученных в дальнейшем результатов.

3.2. Наблюдения

При проведении хронометража фиксируются все трудовые операции медицинского работника.

Полученные данные о затратах времени медицинского работника заносятся в лист (карту) хронометражных наблюдений, где фиксируются порядок и наименование трудовых операций и затраты труда по текущему времени.

Текущее время, в отличие от фиксированного времени, когда измеряется непосредственно длительность каждой операции, определяется хронометром или по обычным часам с секундной стрелкой, при этом в карте наблюдений отмечается время начала каждой последующей трудовой операции, означающей в то же время и окончание предыдущей.

Для правильного измерения длительности каждой операции необходимо установить ее границы, то есть фиксажные точки. Фиксажными точками называют отчетливые внешние признаки, определяющие моменты начала и окончания операции, удобные для измерения ее продолжительности. Каждая трудовая операция должна иметь начальную и конечную фиксажные точки. Обязательным требованием является совпадение конечной фиксажной точки предыдущей трудовой операции, с начальной фиксажной точкой, следующей за ней операции.

Продолжительность трудовой операции определяется вычитанием из времени начала следующей за ней операции времени начала данной операции.

Каждая трудовая операция кодируется в соответствии с составленным наблюдателем перечнем (словарем) видов деятельности и трудовых операций медицинского работника.

Порядковый номер карты больного указывается в листе (карте) хронометражных наблюдений в тех случаях, когда трудовая операция связана с данным больным.

3.3. Обработка полученных данных

Обработка результатов хронометражных замеров включает расчет средних затрат времени, определение по каждой трудовой операции расчетного времени на выполнение изучаемого исследования.

Средние затраты времени на отдельную трудовую операцию определяются как средняя арифметическая величина по всем замерам.

3.4. Анализ результатов

В ходе анализа результатов проведенных наблюдений устанавливаются нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени, а также разрабатываются предложения обоснованных нормативов (норм) затрат труда для целевого использования и формируются рекомендации по улучшению выполнению трудовой операции. Анализ результатов - это возможность сделать правильные выводы о состоянии медицинской организации, адекватности нагрузки, эффективности медицинского работника, а также наметить комплекс мероприятий, направленных на улучшение использования имеющихся трудовых ресурсов.

Положение разработал:

Приложение 1. Перечень (словарь) основных видов деятельности, входящих в функциональные обязанности наблюдаемого, и коды трудовых операций

Приложение 1


Основные виды деятельности (формируется наблюдателем)	Код трудовой операции
Основная деятельность (осмотр, измерения, выполнение врачебных назначений, проведение манипуляций и пр.)

Для грамотного планирования трудового распорядка, расчёта ежедневной нагрузки и оптимального количества штатных сотрудников для выполнения поставленных задач на предприятиях должен проводиться хронометраж рабочего времени. Образец заполнения формы отчётности по проведённому исследованию представляет собой документ, который на каждом предприятии составляется в зависимости от требований руководства.

Подготовка измерений

Чтобы правильно рассчитать ход производственного процесса на предприятиях со сложным технологическим циклом, нужно осуществлять постоянное планирование трудовой деятельности. Удачно подобранный баланс рабочего времени позволяет оптимизировать количество сотрудников в штате и фонд оплаты труда. Для строгого учёта всех необходимых при проведении расчёта баланса параметров проводится хронометраж рабочего времени.

Для проведения хронометража на предприятии издаётся приказ. В документе определяется план проведения мероприятий, даты начала и окончания, задачи и ответственность должностных лиц. Приказ, подписанный руководителем, является основанием для начала хронометража.

Процесс хронометража включает три операции

Подготовка форм учёта
Различные должностные обязанности предполагают разный подход к формированию карты хронометража. Однако, общим является набор действий:
- выбор единицы измерения (дни, часы, минуты, секунды);
- определение объекта хронометража (цех, рабочее место, отдельная операция).
Хронометраж предполагает фиксацию полного набора действий сотрудника при выполнении конкретных заданий в течение заданного количества времени.
Сбор данных и аналитика
Выборка информации по заданию может осуществляться двумя способами: вручную или с помощью автоматизированных средств учёта. Какой способ выбрать в конкретной ситуации, зависит от нескольких факторов:
- объём информации;
- техническое оснащение предприятия.
На этапе подготовки к анализу необходимо провести систематизацию полученных сведений.
Обработка информации, подготовка отчёта и выводы по итогам проведённого хронометража
Процесс расшифровки полученных данных в отношении каждого сотрудника предприятия включает несколько способов решения задач:
- визуальный контроль эффективности действий;
- сопоставление факторного и сравнительного анализа статистических выкладок;
- поиск зависимости между изменением показателей деятельности предприятия и динамикой действий отдельных сотрудников.

Документирование хронометража

В постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 отсутствует информация об утверждении унифицированной формы отчётности по результатам проведённого хронометража рабочего времени. Таким образом, руководство субъекта хозяйствования вправе самостоятельно определять, в какой форме, и с каким набором показателей проводить хронометраж. Главная задача – используя минимальные затраты времени и средств, получить исчерпывающую информацию по уровню производительности и эффективности контроля за работой сотрудников.

Типовой образец формы документирования результатов может включать различные данные. Общим для различных документов является присутствие следующей справочной информации:

дата и время проведения;
разбивка на периоды (декады, дни, часы);
объект исследования (должность, рабочее место);
перечисление параметров измерения (операций);
длительность хронометража.

Хронометраж сотрудников, занимающихся разными видами деятельности, может быть направлен на исследование времени, затрачиваемого на проведение различных операций, например:

медсестра – наложения повязки, проведения укола, физиотерапии;
врач – приёма больного, проведения операции;
водитель – поездки на основании полученного путевого листа;
соцработник – выдачи пенсионного обеспечения на дому;
повар – изготовления одного блюда;
токарь – вытачивания детали;
рабочий на конвейере – выполнения операции в соответствии с картой сборки.

Расчёт времени ведётся в двух показателях: абсолютном и относительном. Последнее вычисление подразумевает определение доли фактической продолжительности операции к установленному полному времени работы в течение дня.

Учёт баланса

На основе полученных данных проводится анализ и определение основных коэффициентов, показывающих эффективность использования фондов рабочего времени:

Коэффициент использования календарного времени –
Кквф = Общее число отработанного времени/календарный фонд времени
Коэффициент использования табельного времени –
Ктвф = Общий объем отработанного времени/табельный фонд времени
Коэффициент использования максимального времени –
Кмвф = Суммарное число отработанного времени/максимально возможный фонд

Расчёт фонда в формулах осуществляется в человекоднях.

В процессе планирования задач необходимо в обязательном порядке учитывать два фактора, имеющих непосредственное отношение к рабочему времени.

Фактическое наличие

Речь идёт о сумме трёх показателей при расчёте фонда рабочего времени.

Тф = Тк + Тт + Тмах,

где
Тк – календарное время;
Тт – табельное время;
Тмах – максимально допустимое время.

При расчёте третьего показателя необходимо учитывать возможные прогулы сотрудников и время допустимого отсутствия (например, переходящее на следующий календарный период отсутствие сотрудника по причине временной нетрудоспособности).

Эффективность использования

В 2019 году допустимо использование трёх методов формирования регламента используемого времени:

Фактический.
Данный метод предполагает полный учёт всех наличных показателей рабочего времени. Для правки используется поиск и устранение источников, снижающих суммарную эффективность деятельности сотрудников. Используя фактический метод, руководство предприятия может получить полную и объективную информацию о перспективах повышения производительности труда сотрудников.
Плановый.
Метод применяется при расчёте планового показателя средней выработки на конкретном рабочем месте. Учёт ведётся для каждого сотрудника в отдельности.
Нормативный.
Метод применяется, если существуют нормативы на все этапы рабочего дня с возможностью хронометража: подготовку к началу работы, выполнение заданий, обеденный перерыв, фиксация результатов.

Правильно проведённый хронометраж позволяет руководству:

определить эффективность карты загрузки и снизить простои оборудования;
рассчитать отдачу и долю полезных действий каждого сотрудника на конкретном рабочем месте;
получить данные о динамике операций на всех этапах производственного процесса;
оценить эффективность бизнес-решений относительно отдельно взятых проектов.

Для проведения хронометража в обязательном порядке должны привлекаться бухгалтер и экономист. Хронометраж рабочего времени и проведение всестороннего анализа эффективности работы предприятия – основа выводов руководства о целесообразности пребывания того или иного сотрудника на занимаемой должности.