Особенности документирования коллегиальной деятельности в акционерных обществах. Анализ практики организации на предприятии коллегиальных решений Коллегиальные совещательные органы

Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

• органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
• органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
• органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
• органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов , которая обычно называется функциональным документным комплексом . В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1

Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

Свернуть Показать

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ­ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию - оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть ­оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы , удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

• в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
• вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и ­юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений . Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

• регистрационно-контрольные карточки и
• отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе ­вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива , при этом руководство осознает, что «информация и документы - это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления» , которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения ­определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Таблица 2

Свернуть Показать

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений . При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива , то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными - в соответствии со сроками хранения в ­отдельных делах будут собираться:

• организационные документы;
• планы работы;
• протоколы;
• документы к заседаниям, включая проекты решений;
• документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также ­отражены в Таблице 3).

Таблица 3

Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Свернуть Показать

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности ­коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального ­органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Пример 1

Свернуть Показать

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Пример 2

Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

Свернуть Показать

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола - документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты :

• полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 - 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);
• индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);
• место составления;
• вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);
• формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:
  • состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);
  • повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;
  • факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:
    • «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»;
    • «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;
    • «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный - секретарь Косова И.И.»;
  • текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ­триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;
• подписи.

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать ­«(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

• место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
• время начала и общее время заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
• дата подписания протокола;
• способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

• краткие и
• полные , которые в свою очередь могут быть:
  • подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
  • стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
  • фонографическими (звукозапись),
  • видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ­собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье « »).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного само­управления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса ­коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что ­протоколы:

• заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
• а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
  • документируются краткими протоколами либо
  • проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме ­распорядительного ­документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу . Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под ­председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, ­информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком . Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1-5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь ­заседания несут ­юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием - кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада ­прилагается» (Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Пример 4

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Вопрос: Все ли группы мероприятий учтены в Политике информационной безопасности на ближайший период?

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, ­допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи ­записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках само­управления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова ­«РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть» ). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее - номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой ­(например, 1.1).

• что сделать - в какой, с какого или на какой срок?

• кому - что сделать - к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
• что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и ­региональных представительств. Срок - 28.04.2015.

Пример 6

Свернуть Показать

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. ­Ответственный - начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный - в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно ­факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда ­фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно , то в распорядительных пунктах протокола результаты ­голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Пример 7

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

За - 6, против - 0, воздержались - 1.

Пример 8

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав ­членов Технологического комитета с 20.04.2015.

Единогласно.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

Пример 9

Свернуть Показать

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). ­Данный момент также должен определяться организационными ­документами.

Пример 10

Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов ­заголовочной части

Свернуть Показать

Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х - этот вариант особо актуален для ­представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола - это копия части его текста , в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10-15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, ­отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Пример 13

Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в ­электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу) , в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел.

Пример 14

Свернуть Показать

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок - 5 л. ЭПК .

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор - Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров »

Документационное обеспечение управленческой деятельности коммерческих организаций, в частности акционерных обществ, имеет свою специфику, которая определяется особым порядком организации управления. Акционерное общество (АО) имеет устойчивую структуру и органы управления, которые обладают собственной компетенцией. Их состав, порядок формирования и деятельности оказывают определяющее влияние и на деятельность АО в целом.

Документационное обеспечение деятельности органов управления

Важно знать!

Все органы управления отличаются особым порядком организации своей деятельности, что определяет специфику ее документационного обеспечения.

Прежде всего, нужно сказать, что управленческая деятельность АО как организованной системы строится на сочетании принципов коллегиальности и единоначалия, и это существенным образом отражается на документационном обеспечении управления.

Так, коллегиально принимаются решения высшим органом управления акционерного общества – общим собранием акционеров. Такой же порядок деятельности установлен и для другого органа управления – совета директоров. Исполнительный орган АО может быть как коллегиальным (правление, дирекция), так и единоличным (директор, генеральный директор). В процессе оперативного управления деятельностью акционерного общества его генеральный директор единолично решает многие вопросы и несет за них персональную ответственность.

Законодательством РФ определены порядок деятельности каждого органа управления, требования к соответствующим процедурам и документам. Соблюдение установленных процедур напрямую связано с необходимостью работы с определенной документацией. Поэтому правовыми актами не только регулируется состав документов, которые образуются в деятельности органов управления в акционерных обществах, но и порядок их составления и оформления, устанавливаются требования к их содержанию, срокам подготовки, хранению и т. д.

Документирование деятельности общего собрания акционеров

Общее собрание акционеров является высшим органом управления акционерного общества. В соответствии с российским законодательством это орган управления, через который акционеры осуществляют свои права, прежде всего – свое право участвовать в управлении АО. Необходимым условием эффективности принятия решений акционерами является установление четкого порядка проведения общих собраний.

Подготовка любого собрания требует соблюдения ряда правил независимо от того, разовое это мероприятие или проводящееся регулярно. И в том, и в другом случае процедура подготовки требует выполнения последовательных действий, которые связаны, в основном, с составлением определенных документов.

При проведении любого собрания следует иметь в виду, что все действия должны оформляться в соответствии с разработанными нормативами и что решения собрания должны иметь юридическую силу. Это касается и всех тех документов, которыми оформляется процедура подготовки и проведения собрания. Особенно важно помнить об этом при подготовке общего собрания акционеров в акционерном обществе, так как оно имеет высокий правовой статус.

Не случайно порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, состав основных документов и требования к ним закреплены целым рядом законодательных и других правовых актов, в числе которых Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Федеральный закон об акционерных обществах», постановление ФКЦБ России от 31.05.2002 № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров» (далее – Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров) и др.

Акционерные общества проводят общие собрания двух видов: годовое и внеочередное. Законодательством установлены и формы проведения общего собрания акционеров:

• совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, – собрание;
• заочное голосование.

Собрания, проводимые в разных формах, различаются сроками проведения. Процедуры их подготовки, проведения и документирования также имеют некоторые различия. Объединяет их то, что каждый этап связан с подготовкой документации и ее обработкой.

Нужно сказать, что годовое собрание является обязательным и проводится с обязательной повесткой дня. Решения по вопросам повестки дня годового собрания по закону нельзя принимать заочным голосованием. Решения принимаются только в присутствии акционеров. Этот факт определяет порядок проведения собрания, состав необходимых документов, сроки их подготовки и состав информации, включаемой в содержание.

Ниже представлена схема, отражающая общий порядок документирования подготовки и проведения годового общего собрания акционеров в форме совместного присутствия акционеров:

Внеочередное общее собрание акционеров может быть проведено в форме заочного голосования. Подготовка и проведение общего собрания акционеров в такой форме предусматривает иной порядок действий уполномоченных должностных лиц. Особенности заочного голосования находят отражение и в документировании.

Важно знать!

Для акционерного общества и для каждого отдельного акционера крайне важно, чтобы процедура подготовки и проведения внеочередного общего собрания акционеров и документация, необходимая для этого, также соответствовали законодательным нормам и имели юридическую силу.

Ниже представлена схема, демонстрирующая порядок подготовки и проведения внеочередного общего собрания акционеров в форме заочного голосования:

Таким образом, сравнивая ход подготовки и проведения общих собраний акционеров – годового (в форме совместного присутствия акционеров) и внеочередного (в форме совместного присутствия акционеров и в форме заочного голосования), можно увидеть, что многие процедуры повторяются. То же самое относится и к составу необходимой для них документации. Однако нужно иметь в виду, что есть и существенные различия как в содержании документов, так и в работе с ними. Поэтому многие положения, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров в форме заочного голосования, отдельно регламентируются нормами Федерального закона об акционерных обществах и Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров.

Особенности каждого документа, указанного в схемах проведениях собраний акционеров, требуют отдельного рассмотрения, что и будет сделано в последующих публикациях. Общим условием при их составлении является соблюдение всех правовых требований. Однако нужно отметить, что нормы правовых актов касаются в основном содержания документов, а формы большинства из них практически никак не регламентируются. Поэтому АО могут сами разработать пакет типовых форм документов для проведения общего собрания акционеров и утвердить их в качестве приложений к положению об общем собрании акционеров.

Еще одним органом управления в акционерных обществах является совет директоров (наблюдательный совет). Он осуществляет общее руководство деятельностью АО (за исключением тех вопросов, которые закон относит к исключительной компетенции общего собрания акционеров), определяет стратегию его развития, принимает годовой финансово-хозяйственный план.

Законодательство возлагает на совет директоров обязанность определять приоритетные направления развития акционерного общества, его долгосрочную перспективу, контролировать деятельность исполнительного органа.

Форма работы совета директоров – заседания. Статья 68 Федерального закона об акционерных обществах содержит общие нормы по проведению заседаний совета директоров АО, детально не регламентирующие порядок подготовки и созыва таких заседаний. Законом установлено, что порядок созыва и проведения заседаний совета директоров конкретного акционерного общества определяется его уставом или соответствующим внутренним документом, например положением о совете директоров. Это же относится и к документации, которой оформляется деятельность этого органа управления. Единственным документом, требования к которому установлены законодательно, является протокол заседания совета директоров. Более подробные рекомендации, в том числе и по документированию деятельности совета директоров, содержатся в Кодексе корпоративного поведения , который был одобрен на заседании Правительства РФ и введен в действие распоряжением ФКЦБ России от 04.04.2002 № 421/р «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения».

Для определения порядка проведения заседаний совета директоров и документирования соответствующих процедур необходимо учитывать как общие требования к организации деятельности коллегиальных органов управления, так и правовые нормы, регулирующие деятельность именно данного органа управления.

Процедура проведения любого заседания предусматривает определенную последовательность действий, каждое из которых сопровождается составлением документов.

Первый этап заключается в подготовке к заседанию совета директоров, которая предусматривает:

• определение повестки дня и принятие решения о созыве заседания;
• уведомление членов совета директоров о созыве заседания совета, форме его проведения и повестке дня;
• подготовку справочно-информационных материалов по вопросам, включенным в повестку дня, и направление их членам совета директоров.

Второй этап – это собственно проведение заседания и принятие решений по вопросам повестки дня.

Завершается работа (третий этап) составлением и оформлением протокола заседания, после чего принятые на нем решения доводятся до сведения заинтересованных лиц.

Им направляются либо распорядительные документы, составленные на основе протокола, либо выписки из протокола.

В общих чертах порядок документирования заседаний совета директоров повторяет порядок подготовки и проведения общих собраний акционеров.

Важно знать!

Очень важно грамотно определить, какие документы и в какие сроки должны быть составлены, какую информацию включать в содержание и как документы оформить.

Как уже говорилось, все решения должны быть оформлены документами, имеющими юридическую силу. Поэтому очень важно правильно подготовить заседание и провести его (а значит, подготовить все документы для проведения заседания и документы, фиксирующие принимаемые на нем решения).

Исполнительный орган АО: порядок документирования деятельности

Исполнительный орган акционерного общества является ключевым звеном структуры управления в акционерном обществе. На него возлагается текущее руководство деятельностью общества и исполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров. Образование исполнительных органов может быть отнесено к компетенции как общего собрания акционеров, так и совета директоров. Акционерное общество само решает этот вопрос и закрепляет порядок образования исполнительных органов в своем уставе.

Единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени АО, в том числе:

• представляет его интересы как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами;
• совершает сделки, за исключением случаев, предусмотренных уставом, выдает доверенности от имени АО;
• утверждает штат АО, заключает трудовые договоры с работниками, распределяет между ними обязанности и определяет их полномочия;
• открывает счета в банках, организует ведение бухгалтерского учета и отчетности, имеет право первой подписи под финансовыми документами;
• издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми штатными работниками АО и подписывает от его имени документы;
• лично отвечает за сохранность документации и организацию хранения документов АО.

В случае если в акционерном обществе действует коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция), генеральный директор руководит его деятельностью, являясь председателем правления (дирекции).

Для деятельности исполнительного органа акционерного общества и подчиненного ему аппарата управления характерно использование документов, включенных в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Основным документом, который определяет в настоящее время требования к ним, является государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав системы входят: организационные документы (инструкции, положения, правила и др.); документы, отражающие распорядительную деятельность генерального директора и других руководителей, действующих на основе единоначалия (приказы, распоряжения); служебные письма; акты; докладные и служебные записки и др. Эти документы создаются в процессе оперативной управленческой деятельности любой организации – как государственной, так и негосударственной.

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления. Государственный стандарт содержит требования к реквизитам документов, которые напрямую влияют на юридическую силу документов, а также выполняют информационные функции, то есть указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с ними. Поэтому документы должны оформляться с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Значение организации документооборота в акционерных обществах

Еще одной важной составляющей документационного обеспечения управления компанией является документооборот, то есть движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки.

На заметку

От того, как организован документооборот, во многом зависит эффективность управленческой деятельности в акционерных обществах.

Поэтому эта задача как одна из основных возлагается на специальное структурное подразделение – службу документационного обеспечения управления (службу делопроизводства), являющуюся частью аппарата управления исполнительного органа.

Документооборот объединяет всю последовательность перемещений документов и включает такие операции с ними, как получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Чтобы организация документооборота была эффективной, необходимо соблюдение определенных правил, которые закрепляются в инструкции по делопроизводству (или в аналогичном локальном акте) конкретной организации. Общие правила ведения документооборота содержатся в государственных нормативных актах и методических документах. Но, разрабатывая свои инструкции, организации адаптируют данные правила к конкретным условиям. Это позволяет организовать оперативное прохождение документов по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени.

Об одной из самых серьезных задач в области работы с документами – обеспечении их сохранности, мы расскажем в следующем номере журнала.

Т.А. Быкова, канд. ист. наук. доцент РГГУ

Источники коллегиальности

Тема 5.2. Коллегиальность в менеджменте

Характеристики различных стилей руководства

Понятие и содержание руководства

Тема 5.1. Стили руководства

Раздел 5. Руководство, лидерство, власть

Руководство можно определить как процесс влияния менеджера на других людей для достижения поставленной цели.

Руководство характеризуется различнымистилями. Стиль руководства – характерные черты поведения, приемов, действий, используемых руководителем в процессе управления персоналом.

Ø Важен только результат

Ø Мотивация основана на беспрекословном подчинении

Ø Подчиненные не привлекаются к управлению

Ø Жесткая требовательность

Демократический стиль:

Ø Важны и результаты и способы достижения

Ø Мотивация основана на удовлетворении как материальных, так и нематериальных потребностей

Ø Подчиненные активно и по существу привлекаются к управлению

Ø Требовательность в сочетании с доверием

Либеральный (клубный) стиль:

Ø Результаты не важны

Ø Мотивация практически отсутствует

Ø Создается вид, что подчиненные участвуют в управлении

Ø Низкая требовательность

Все виды стилей руководства являются теоретическими моделями. На практике в конкретной ситуации один и тот же руководитель может использовать любой из перечисленных стилей руководства.

Ситуационное лидерство предполагает использование различных стилей управления в зависимости от уровня зрелости рабочей группы, степени квалификации сотрудников и стремлении к ее росту.

Основным источником коллегиальности в менеджменте является демократизация процесса управления. Демократический стильруководства означает использование коллегиальности, то есть различные формы участия работников в разработке и принятии решений.

Иногда такой менеджмент называют партисипативный менеджмент.

Коллегиальность может быть горизонтальной и вертикальной .

Горизонтальная коллегиальность – групповое обсуждение проблем, непосредственно связанных с выполнением должностных обязанностей участников, находящихся в сфере их компетенции.

Вертикальная коллегиальность – участие работников нижестоящих уровней в постановке и обсуждении вопросов, входящих в компетенцию вышестоящих уровней, и участие в принятии решений по этим вопросам.

Формы обеспечения коллегиальности:

Ø Совет при руководителе – помогает в формировании стратегии, обсуждает общие вопросы; формируется по должностному принципу; собирается регулярно

Ø Совещание – обсуждает пути решения конкретной проблемы; формируется из числа наиболее компетентных работников, способных к групповому обсуждению вопросов; собирается по мере необходимости . Оптимальное количество участников заседания – 10 человек.

Управление разными компаниями или всем государством осуществляется не одним человеком, а группой лиц, для чего формируются коллегиальные органы. Они могут использоваться в разных сферах деятельности, а также обладают разнообразными параметрами. Коллегиальный орган — это определенная группа специалистов, обладающих образованием и опытом в конкретной сфере, которые занимаются управлением доверенным ведомством.

Плюсы такого способа управления

Коллегиальный орган — это достаточно распространенный способ управления различными компаниями или государственными учреждениями. К плюсам применения этого метода относится то, что работает совместно несколько специалистов, что позволяет принимать действительно правильные и рациональные решения.

Следует разобраться не только в том, что такое коллегиальный орган, но и какие его виды существуют, а также какими особенностями они обладают.

Наиболее эффективным такой метод управления считается в случае, если члены такой организации обладают одинаковым образованием, схожим мышлением и они приблизительно одного возраста. Поэтому объединяются в группы экономисты и управленцы, а также работники разных служб, имеющие соответствующий опыт работы.

Нередко, наоборот, формируется коллегиальный орган, в основе которого лежит объединение людей, обладающих разной точкой зрения в отношении того или иного вопроса. Это приводит к возникновению споров, на основании которых могут приниматься наиболее верные и действенные решения.

Существует несколько видов таких советов, причем все они имеют свое предназначение и особенности.

Совещательный

Такой коллегиальный орган — это разнообразные коллегии, или комиссии. Они наиболее часто встречаются в государственных учреждениях. Рассматриваются специалистами многочисленные вопросы:

• варианты принятия различных управленческих решений;
• обсуждение всех вопросов, касающихся работы конкретной организации;
• аккумулируются знания различных специалистов, а также собираются многочисленные мнения, что позволяет за счет коллективного опыта находить лучшее решение любой задачи;
• учитываются интересы каждой группы.

Совещательные коллегии не принимают какие-либо решения, так как в их задачи входит только обсуждение разнообразных вопросов, а также предоставление советов или рекомендаций. Руководитель имеющегося учреждения на основании полученной информации принимает решение.

Управляющий

Такой коллегиальный орган — это специальный совет, предназначенный для управления учреждением. Все решения, которые им принимаются, являются обязательными в исполнении, но они не должны нарушать Устав организации.

Наиболее часто такие управляющие советы формируются в многочисленных государственных образовательных учреждениях.

Информационного характера

Такой коллегиальный орган заключается в формировании специальных советов, на которых руководители разных подразделений делятся информацией. На собраниях контактируют руководители многочисленных отделений одной компании.

Руководитель фирмы информирует остальных участников о разных сложностях, специфических вопросах, принятых решениях или важных событиях. Допускается уточнять меры решения разных задач.

Используется такой совет обычно при наличии крупных компаний, обладающих большим количеством разнообразных подразделений.

Контролирующий

Данное организационное звено обычно выступает органом, разрешающим принятие тех или иных решений, причем предварительно оценивается, соответствуют ли они требованиям и возможностям всей организации.

Контроль может осуществляться над разными направлениями работы фирмы, поэтому он может относиться к решениям, имеющим отношение к общей политике работы, к актам управления, к административным действиям или исполнительной деятельности.

Исполнительный

Коллегиальный исполнительный орган — это специальный совет, обладающий директивными функциями. Он может использоваться в коммерческой или некоммерческой сфере. Порядок и особенности его функционирования должны регламентироваться в Уставе компании, но при этом они не должны нарушать каким-либо образом законодательство.

Нередко в учредительной документации указывается необходимость формирования исполнительного коллегиального совета, а в этом случае он избирается на собрании учредителей.

Коллегиальные обычно представлены исполнительными собраниями. При этом непременно назначается Председатель для них.

Коллегиальные власти выполняет различные функции, к которым относятся:

• управление конкретной организацией, которая может быть коммерческой, некоммерческой или государственной;
• защита интересов фирмы;
• совершение различных сделок на основании данных, содержащихся в уставной документации;
• выдача доверенностей;
• издание приказов, на основании которых могут увольняться работники или приниматься специалисты на работу, а также могут применяться разные санкции, причем они могут быть не только отрицательными, но и положительными.

Могут выполняться и иные функции, если они предусматриваются Уставом организации.

Как принимаются решения?

Коллегиальный исполнительный орган — это специальный совет, состоящий из нескольких специалистов, поэтому решения принимаются ими совместно.

Для этого собираются соответствующие заседания, причем срок, в течение которого они проводятся, определяется советом директоров. Все члены одного органа обладают одним голосом, причем не допускается передавать его другим лицам.

Сколько может быть участников?

Коллегиальные могут состоять из разного количества членов, причем оно зависит от числа сотрудников в организации.

Чем больше работников в фирме, тем из большего количества членов может состоять совет. Если в фирме работает примерно 50 специалистов, то в коллегиальный орган входит 6 человек.

Членами этих органов могут становиться только крупные управленцы компании, представленные директорами или менеджерами, а также обязательно сюда включается сам генеральный директор.

Нюансы работы государственных органов

Разные государственные организации в большинстве случаев представлены коллегиальными органами. Они работают на основании всевозможных принципов, к которым относится:

• учет содержания Конституции;
• приоритетными являются права граждан, поэтому все решения должны приниматься таким образом, чтобы они никак не были ущемлены;
• принцип гласности предполагает, что все принятые решения открыты для общественности;
• непременно членами такого органа выступают только квалифицированные и опытные профессионалы в разных областях;
• при работе таких организаций сочетается единогласность принятия решения с коллегиальностью;
• принцип иерархичности предполагает, что такие органы могут находиться на разных уровнях государственной власти.

Таким образом, коллегиальные органы представлены специальными советами, обладающими многочисленными функциями. Они разделяются на несколько разновидностей, причем каждый вид имеет свое назначение и особенности. Принимаются все решения исключительно путем голосования, поэтому за счет разности мнений различных специалистов удается достичь высоких и нужных результатов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Основные методы принятия решений. Применение активизирующих методов принятия решений в компании на примере "Менсей". Методы мозгового штурма, конференции идей, вопросов и ответов. Процесс разработки и принятия управленческих решений и их эффективность.

курсовая работа , добавлен 24.12.2014


Определение целей и системы ценностей предприятия. Необходимость, техника и методы принятия решений. Этапы разработки управленческих решений. Разработка управленческого решения методом коллективного генерирования идей. Основные принципы прогнозирования

курсовая работа , добавлен 22.02.2009


Сущность управленческих решений и их классификация. Процесс разработки, подготовки, реализации и принятия управленческого решения. Методы принятия управленческих решений в физкультурно-спортивной организации. Выбор спортивным менеджером альтернативы.

курсовая работа , добавлен 24.03.2012


Понятие и классификация управленческих решений. Методы и условия принятия решений. Моделирование ситуаций и разработка решений. Процесс управления, целеполагание и оценка ситуации. Процесс принятия управленческого решения и его эффективность.

реферат , добавлен 03.02.2009


Понятие управленческого решения. Классификация управленческих решений. Технология принятия управленческого решения и его реализация. Структура принятия решения. Распределение полномочий на принятие решений. Риск при принятии решений.

дипломная работа , добавлен 06.11.2006


Процесс принятия решения, структура. Управленческие решения, их виды. Модель принятия управленческого решения менеджера. Методы принятия управленческих решений. Исследование основных характеристик, влияющих на процесс принятия управленческого решения.

дипломная работа , добавлен 03.10.2008


Характерные особенности управленческого решения, сущность процесса, процедуры и механизма его принятия. Требования к технологии менеджмента и важнейшие области принятия решений. Анализ организации процесса принятия управленческих решений на предприятии.

дипломная работа , добавлен 19.06.2011


Организация процесса разработки управленческого решения и его экономическая сущность. Цель управленческих решений, их классификация. Алгоритм модели принятия решений, факторы, влияющие на этот процесс. Основные принципы рациональной организации.

контрольная работа , добавлен 23.11.2010