Плюсы электронного документооборота в бухгалтерии. Электронный документооборот: плюсы и минусы. Помощь в подключении к ЭДО

10 апреля 2014 года «Единая электронная торговая площадка» (Roseltorg.ru) сообщила об интеграции системы электронного документооборота «Росинвойс» с 1С.

С использованием интеграционного решения процесс оформления сделки между заказчиком и поставщиком становится полностью автоматизированным. Двусторонняя связь между системами позволяет контрагентам беспрепятственно загружать документацию в «Росинвойс» и выгружать к себе в учетную систему 1С.

В работе с информационной платформой 1С компании часто используют несколько видов конфигураций системы. Бывает, что одна конфигурация используется в центральном офисе, вторая — в филиалах, третья — в отдельных структурных подразделениях. Помимо этого каждая организация формирует под себя свое индивидуальное решение для работы с программой 1С. Это требует специальных настроек и изменений в конфигурации учетной системы. В связи с этим разработчикам «ЕЭТП» пришлось решать задачу по созданию единого подхода ко всем конфигурациям без исключения, чтобы каждая компания могла использовать «Росинвойс» независимо от своих внутренних настроек. Решение было найдено – интеграцию провели на уровне базовых настроек ПО, которые едины во всех конфигурациях. Это позволило добиться поддержки массовой загрузки, подписания и отправки группы документов по заранее заданным критериям. Например, можно выбрать конкретный период времени, за который будет сформировано поточное подписание.

В планах компании — осуществить «бесшовную» технологию передачи данных между «Росинвойс» и 1С. Необходимо решить задачу появления загруженного файла в системах — без загрузки и выгрузки его на компьютер. Важно добиться максимальной эффективности от процесса автоматизации документооборота, чтобы было еще удобнее и проще, а доставка документов из одной системы в другую сократилась до доли секунды, считают специалисты компании-разработчика.

Принудительная плата за документооборот участникам торгов

Здравствуйте. Этот пост касается тех, кто учавствует в торгах на площадке роселторг.

Вчера позвонили с торговой площадки и стали объяснять, что на моем счету какая-то задолженность. Удивился. Вроде все хорошо было.

Деньги закидывал на площадку. Тендеры выиграли, деньги по 5900 списали. вроде всё ок…

А тут на тебе 4750 в минусе….

Отгрузочные документы по выигранным тендерам, как раньше через личный кабинет не выставляют, по всей вероятности выставляют в этой платной системе документаоборота…… Вот такая кухня….

Так раньше можно было скачать документы отгрузочные, а теперь новых документов здесь нет:

Как я понял, эта тема касается всех участников торгов.

Физикам еще можно это воровство (сбор за какую-то лицензию) как-то опротестовать законом о защите прав потребителей, а юрикам куда? в ФАС?

По примечанию платежа они продали слона, ой — неисключительную лицензию на право пользования бла-бла-бла на один год.

Есть идея, что конечный пользователь должен подписать лицензионное соглашение на неисключительную лицензию. А если не подписал, то и не имеешь права пользоваться этим сервисом на ихнем сайте. Т.е. ВЕРНИТЕ ДЕНЬГИ!

Кто пишет им претензии отказывают в возврате. Отключится через личный кабинет нельзя, только бумагу обязывают им писать…

Кто еще не в теме обратите внимание. Какие-то уведомления про эту систему были в сентябре-окрябре 2014 года.(только сейчас их разглядели см. ниже) Учувствовали в торгах, деньги за участие закидывали. А как успешно торги выиграли они нам сразу дополнительно минус 4750 нарисовали. Т.е. вам еще этот минус может и не выкатили, но потом могут выкатить. Отключайтесь заранее от этой системы документооборота если её не используете. Её подключали по умолчанию.

Теперь вопрос: Кто с этим уже столкнулся. Как решали эту проблему?

1.Рукой махнуть и денег отдать. Вроде и сумма небольшая.

2.Притензию писать. Они уже готовые отписки делают. юристы та у них грамотеи…

3. В инстанции обращаться…

4. Если есть какой опыт в этом деле подскажите!

Электронный документооборот

Л. Мисникович, журнал “Главбух”

Практика показывает, что число компаний, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли или планируют переходить на электронный документооборот.

Однако далеко не все организации спешат с таким переходом. Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеет как положительные, так и отрицательные стороны - и в финансовом, и в налоговом плане.

Выбираем вид электронной подписи

При переходе на электронный документооборот организации руководствуются нормами Закона № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронной подписи при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий (ст. 1 Закона № 63-ФЗ).

При этом ФНС России в письме от 05.10.11 № ЕД-4-3/16368@ отметила, что ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.

По общему правилу существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2013 года, признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). А вот в отношении электронных документов, составленных после указанной даты, компания вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи. Ведь законодательство не устанавливает перечень электронных первичных документов, которые нужно заверять определенным видом подписи.

Кроме того, Закон № 63-ФЗ закрепляет различные области применения электронных подписей. Отличаются и расходы на оформление разных видов электронной подписи. Кроме того, существуют налоговые риски в случае отказа автора подписи от факта подписания внутренних документов организации, а также при подписании электронных документов простой или неквалифицированной электронной подписью. Таким образом, если организация примет решение перейти на электронный документооборот, безопаснее проанализировать и учесть ряд особенностей применения различных видов электронных подписей.

Таблица. Особенности применения различных видов электронной подписи

Критерии	Простая электронная подпись	Усиленная электронная подпись
		неквалифицированная	квалифицированная
Характеристика	Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для этого используются специальные коды, пароли и иные аналогичные средства (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ)	Формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи. Позволяет определить отправителя, подписавшего электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания (п. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ)	Используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания
Вероятность отказа автора подписи от факта подписания документов организации	Не предназначена для защиты документа от подделки. Существует риск того, что автор подписи откажется от факта подписания им документа либо будет ссылаться на то, что документ был изменен после подписания без его ведома. Такой риск возрастает, если доступ к простой электронной подписи, помимо ее владельца, будет у других сотрудников организации (например, у секретаря, заместителя руководителя или системных администраторов)	Закон № 63-ФЗ не содержит каких-либо норм, исключающих возможность отказа авторов подписи от факта подписания ими электронного документа	Обеспечивается наиболее надежная защита документа от подделки. Ведь применение такой подписи строго регламентировано. Процедура создания и проверки подписи исключает возможность отказа лица, сформировавшего квалифицированную электронную подпись, от факта подписания им электронного документа
Область применения	Нормативными актами (в том числе Законом № 63-ФЗ и Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете) не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан тот или иной документ. По мнению автора, при подписании внутренних документов, не связанных с материальной ответственностью работников, а также с соблюдением правил охраны труда, и иных документов «невысокой важности» целесообразно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Ведь такие виды подписи менее надежны		Документы, используемые в электронном документообороте с третьими лицами (контрагентами, государственными органами), а также документы, связанные с материальной ответственностью или соблюдением норм охраны труда (неподписание которых работниками может послужить предметом как налоговых, так и гражданско-правовых и трудовых споров), целесообразно подписывать квалифицированной электронной подписью. Либо составлять такие документы, в том числе на бумажных носителях, и проставлять подпись собственноручно
Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей бухгалтерского учета	Такая возможность прямо установлена пунктом 5 статьи 9 Закона о бухучете. При этом не уточняется вид электронной подписи, которой необходимо подписать первичный учетный документ. Нет в законе и прямых указаний на то, что документ, составленный в электронном виде, признается равнозначным бумажному документу
Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей налогового учета (налог на прибыль и НДС)	Налоговый кодекс не запрещает применение электронных форм первичных документов для подтверждения расходов организации с целью исчисления налога на прибыль, если такие расходы соответствуют критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ
	Разъяснений о правомерности учета налоговых расходов на основании документов, подписанных простой электронной подписью, найти не удалось. По мнению автора, в этом случае компании необходимо руководствоваться письмами налогового и финансового ведомств, разъясняющих порядок учета документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью	ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ отмечает, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то такие бумаги принимаются в качестве подтверждающих документов для целей применения пункта 1 статьи 252 НК РФ. Однако Минфин России считает иначе. Ведомство полагает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Следовательно, расходы, подтвержденные таким документом, компания не вправе учесть при налогообложении прибыли (письма от 25.12.12 № 03-03-06/2/139, от 20.12.12 № 03-03-06/1/710, от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.12 № 03-03-06/2/67)	НК РФ прямо предусматривает возможность составления в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи: - заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1 ст. 84 НК РФ); - налоговой декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ); - заявления о возврате или зачете суммы налога (п. 4 ст. 78 и п. 6 ст. 176 НК РФ); - счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Кроме того, Минфин России соглашается с правомерностью подтверждения расходов первичным документом, оформленным в электронном виде и подписанным квалифицированной электронной подписью. Ведь такой документ равнозначен документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью (письма от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1)

Прописываем использование ЭЦП в учетной политике и контрактах

Порядок ведения электронного документооборота в компании целесообразно прописать в приложении к учетной политике организации. В частности:

• определить перечень лиц, которые будут участвовать в электронном документообороте, и получить на них квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи;
• предусмотреть порядок заверения бумажных копий электронных документов, представляемых по требованию контролирующих органов и третьих лиц;
• утвердить требования о соблюдении конфиденциальности использования ключа простой или неквалифицированной электронной подписи и ознакомить с ними работников, которые будут использовать их в работе.

Тем не менее существует риск отказа владельца подписи от факта подписания им электронного документа. Неясно, какие налоговые последствия в этом случае ожидают организацию. Вероятнее всего, налоговики откажут в признании расходов на основании такого документа. Однако официальных разъяснений найти не удалось. Судебная практика по данному вопросу в настоящее время еще не сложилась.

Кроме того, условие о правомерности подписания «первички» электронной подписью желательно включить в договоры с контрагентами. При этом важно помнить, что обе стороны сделки должны иметь технические возможности для обмена электронными документами (соответствующее оборудование - персональные компьютеры с выходом в интернет).

Некоторые документы оформляем на бумаге

Минфин России в письмах от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 высказал мнение о том, что если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, налогоплательщик представляет его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Кроме того, в бумажном виде целесообразно продублировать товаросопроводительные документы. Это поможет избежать претензий в случае остановки служебного транспорта сотрудниками ГИБДД.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внедрение в компании электронного документооборота предоставляет ей следующие преимущества:

• снижает финансовые и трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов;
• позволяет оперативно работать с документами (например, быстро найти нужный документ в электронной базе данных и переслать его коллеге или контрагенту);
• ускоряет процесс ознакомления, согласования и анализа документов, экономит рабочее время сотрудников практически всех подразделений компаний - руководства, рассматривающего и утверждающего документы, секретариата, который отправляет, получает и регистрирует документы, рядовых бухгалтеров и менеджеров;
• сокращает время на отправку необходимых документов (срок доставки электронного документа намного меньше, чем почтовой корреспонденции).

В числе минусов электронного документооборота можно отметить, в частности:

• затраты на создание электронных баз данных, системы электронного документооборота, а также на обучение и наем персонала;
• возможное зависание системы, как следствие, сбои и задержки в работе компании;
• временные затраты на обучение сотрудников принципам электронного документооборота;
• необходимость перевода бумажных документов в электронный формат.

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

3. Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

Эффективное управление движением документов,

Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

Безопасность и сохранность документов - шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

Исключение дубляжа документации,

Формирование архива происходит автоматически,

Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?

Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота

1. Юридическая значимость.

Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

2. Сокращаются затраты.

Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.

3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.

Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

4. Быстрый поиск и хранение документов.

Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.

Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

5. Электронный документ в защите и сохранности.

Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.

Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.

Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.

1. Переходный период.

Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.

Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале”.

2. Помощь в подключении к ЭДО

Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.

Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.

Кому будет полезен электронный документооборот?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.

Плюсы электронного документооборота

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
• отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами — система электронного документооборота нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
• организация единого корпоративного информационного пространства. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников;
• повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как экономия расходных материалов, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).

>Читайте по теме

• Как происходит внедрение документооборота

• Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

  В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

  Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

  Как это работает

  Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.
  
  

  Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства . Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

  Новый документ можно создавать в системе или импортировать файлы из других программ. Готовый документ согласовывается, по автоматически заданному маршруту, просто попадая в папку для входящих документов к очередному человеку в цепочке исполнителей. Нажатием специальных кнопок, документ согласовывается и подписывается. Статус документа обозначается на экране визуально. Например, просроченный документ «краснеет».

  Плюсы

  В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

  Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени . Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.
  
  

  Увеличивает скорость работы . Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

  ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

  Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.
  

  В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

  Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы . Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

  Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.
  
  

  Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.
  

  Система позволяет экономить огромное количество бумаги , что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

  Минусы

  • Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
  • Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
  • Отдельной заботой станет безопасность . Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
  • В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
  • В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
  • Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

  Вывод

  Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом. В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

  ", 2010, N 2

  ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЗА И ПРОТИВ. СОВЕТЫ БЫВАЛЫХ

  С какими техническими сложностями вам пришлось столкнуться при внедрении электронного документооборота?

  Марина Тарасова, руководитель организационно-административной службы, ЗАО "НК" Руснефтехим":

  Российский рынок системы электронного документооборота достаточно молод, ему только минуло 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное развитие обусловлены быстрым ростом потоков информации, а следовательно, и увеличением потока документооборота, неэффективность функционирования которого за счет обмена документами на бумажных носителях была доказана практикой.

  Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД, по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Однако рынок СЭД продолжает оставаться ненасыщенным, ожидается, что темпы роста рынка СЭД в ближайшие годы сохранятся. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

  Отставание российских компаний в части распространения СЭД, по моему мнению, связано прежде всего со стоимостью, составляющей от нескольких десятков тысяч долларов до нескольких сотен, обременительной для огромного ряда компаний мелкого и среднего бизнеса. При планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Сложность поставленной задачи идет вразрез с финансовыми возможностями компаний мелкого и среднего бизнеса, которым нужны недорогие системы. Итак, первым неоспоримым фактом, создающим определенные сложности на пути внедрения системы электронного документооборота, является более чем серьезная материальная составляющая.

  Кроме того, доминанта бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Как таковых технических сложностей со стороны разработчиков СЭД на этапе внедрения пилотного проекта в компаниях мелкого и среднего бизнеса не должно возникать вообще, т. к. разработчик всегда готов к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Возможны практически любые доработки в зависимости от направлений бизнеса, видения заказчиком проблемы, вносимых им предложений.

  Возникают, скорее, трудности иного порядка - вопрос организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД. Здесь важным моментом является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой - сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.

  Серьезным камнем преткновения является человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени "охвата" всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается прежде всего людей старшего поколения. Чаще данной реакции подвержены ввиду сложностей, скорее, психологического характера, определенного неприятия нововведений, нежелания учиться чему-то, осваивать новые компьютерные программы. Следует заметить, что эти "фобии", обусловленные боязнью не справиться, не осилить, а в результате оказаться за бортом, не имеют под собой никаких оснований.

  Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное - время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапах подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.

  Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Более того, несмотря на то что их обучение характеризуется более длительными временными и трудовыми затратами, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно.

  С проблемой подобного рода мне приходилось сталкиваться неоднократно. Могу сказать, что профессиональная работа в СЭД сотрудника, который в силу возрастных особенностей еще несколько месяцев назад не имел представления о компьютерах, не только поднимает его авторитет в глазах коллег, но и повышает самооценку, а как результат - и самоотдачу.

  Кроме того, существует еще одна грань человеческого фактора в виде отдельных представителей руководящего состава. Если в первом случае при необходимости весьма действенным может оказаться директивный метод воздействия на сотрудников, то в случае с консервативно настроенным руководством приходится действовать с большой долей осторожности, применяя методы убеждения и индивидуального подхода. В этом случае на помощь приходят секретари и помощники, обычно адекватно реагирующие на нововведения, принимающие на себя первый удар. Постепенно и руководители включаются в круг пользователей СЭД. Начиная с несложных операций, например пользования личным почтовым ящиком, позже начинают действовать с определенной долей активности, постепенно расширяя круг своих навыков по освоению и использованию программного продукта.

  Еще одной проблемой на пути становления СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Необходимо более осознанное понимание того, что, прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, есть еще один неоспоримый факт - формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что весьма положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

  Что касается крупных предприятий - государственных структур, банков и т. п., то их технические проблемы связаны прежде всего: с серьезной региональной сетевой разветвленностью; территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний друг от друга; многоступенчатыми схемами управления и организационных структур; большими объемами документооборота; повышенными требованиями ограничения несанкционированного доступа.

  Для примера могу привести недавнюю ситуацию, сложившуюся в одной из государственных структур, когда однозначные плюсы внедрения СЭД по своевременной и адресной доставке стали одной огромной общей проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации.

  Первой причиной возникновения проблемы стало отсутствие возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно в качестве почтового ящика, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было прежде всего с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей-сертификатов ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а в тысячи раз, насчитывая миллионы документов в год. При этом, заметьте, штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, осталась без изменений.

  Свою роль, как ни странно, видимо, сыграл и тот факт, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой усушки-утруски. Где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т. п., что не удивительно, учитывая размеры страны.

  Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени - 1 - 2 минуты. Не только люди, но и серверы не справлялись. База не выдерживала, она не просто "подвисала" на каждой операции, процесс обработки документов превратился в пытку ввиду отсутствия самого главного приоритета СЭД - скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.

  Не спасал даже тот факт, что работу по внедрению возглавил руководитель, одержимый идеей СЭД, возглавивший эту работу еще на нулевом цикле, разбирающийся во всех ее тонкостях, сложностях, функциональном многообразии. Именно ей (руководителю) пришла в голову идея (как и множество других оперативных решений) деления базы сначала на 2 полугодовые части, потом на 4 квартальные, позже - ежемесячные. Идея возникла не от хорошей жизни, скорее, от безысходности. Пока разработчики бились над глобальным решением данной проблемы, специалисты заказчика находили собственные конкретные решения. Можно себе представить, в каком аврале работали люди, пока не был разрешен обмен документами напрямую, минуя лишнее звено в этой цепочке. Только после этого начался нормальный рабочий, а не "авральный" процесс.

  Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но также однозначно то, что равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.). При подготовке технического задания особое внимание следует уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

  Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. В рамках этого хотелось бы отметить, что директивный метод внедрения СЭД малоэффективен, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

  Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT-менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося жизненно необходимые правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки "подтянуть" так, чтобы не "слетели" системные настройки. Думаю, что назначение системным администратором не только высокопрофессионального специалиста, но и человека, "болеющего" за дело, поможет избежать многих трудностей.

  Кроме того, существует и проблема бумажного "балласта". Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов и т. д., не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации "на бумаге". Для того чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы.

  Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов, в специализированных системах нет нужды. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса, от покупки промышленного сканера, комплектующих к нему до организации рабочих мест, выделения и обучения сотрудников. Цены таких систем могут составлять от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов. Важным при внедрении СЭД является и то, что необходим выбор такого решения, которое предусматривало бы возможность ее дальнейшего расширения, например, внедрения электронных архивов, ЭЦП, поисковых систем, систем сканирования и т. д.

  Особое внимание необходимо уделить принципам защиты данных, использования ЭЦП, антивирусным пакетам и т. д. Если этому не уделяется должного внимания, с СЭД можно распрощаться, т. к. заказчик рискует либо безопасностью, поскольку несанкционированное вторжение ставит крест на коммерческой тайне, либо распространением вируса, который может просто уничтожить всю имеющуюся в наличии информацию, что равносильно краху. Кроме того, придание юридической силы электронным документам является еще одной насущной проблемой.

  Юлия Еремеева, заведующая канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей:

  Нехватка памяти, низкая скорость работы системы, почти поточная система организации документов, огромное количество времени на ввод документа в систему. Даже несмотря на то что СЭД обеспечивает более быстрый поиск документов, обслуживание ДОУ в системе СЭД требует больше человеческих ресурсов за счет сильного увеличения затрат на первичный ввод документов в систему.

  Анна Васильева, менеджер по персоналу, ООО "ОП "Барклай":

  Модернизация отделов не соответствовала новым технологиям (несовместимость программ и технологии), отдел ИТ совместно с разработчиками новых проектов пришел к успешному внедрению и обеспечил удобство в работе персонала.

  Светлана Дьячкова, личный помощник президента корпорации "Эконика":

  С точки зрения технических проблем СЭД DocsVision охватывала документооборот не всех наших дочерних компаний (сеть обувных каскетов "Эконика", компания "СИТИ-XXI век" и компания "Эконика-Техно"), поэтому она была, скорее, экспериментальной. Наиболее приемлемой системой для нашей компании на сегодняшний момент является программа Directum.

  Ваши советы тем, кто думает над возможностью внедрения информационных технологий на своем предприятии.

  Марина Тарасова:

  Те, кто работал с СЭД, кто наблюдал ее с нулевого цикла, с момента внедрения пилотного проекта, могут много и долго рассказывать об этапах, сложностях, проблемах, успехах и т. п. У каждого они свои. И все-таки, если попытаться аккумулировать советы, они выглядят приблизительно так.

  Советы для успешного внедрения СЭД.

  2. Подойдите к выбору разработчика и конкретной версии СЭД со всей ответственностью.

  3. Залог успешного внедрения СЭД - создание работоспособной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности.

  4. Коллегиальность, а не директивность методов принятия решений по практическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.

  5. Во главе рабочей группы должен стоять специалист по IT-технологиям.

  6. Основным заказчиком должно быть должностное лицо, ответственное за делопроизводство.

  7. Поддержка новаторов-энтузиастов - залог успешной борьбы с консервативностью и саботажем коллектива.

  8. Финансовое и техническое состояние компании должно соответствовать поставленным задачам.

  9. Анализ технического состояния компании должен быть своевременным и предшествовать внедрению СЭД.

  10. Анализ потока документооборота, определения его маршрутов, объемов и т. п. - первоочередная задача.

  11. Формализация бизнес-процессов - насущная необходимость еще на этапе предварительной стадии.

  12. Техническое задание должно быть максимально полным, четким и грамотным.

  13. Особое внимание уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

  14. Переход к СЭД должен быть плавным и поступательным.

  15. Максимальная защита данных принципиально важна.

  16. ЭЦП - это уже сегодняшний, а не завтрашний день.

  17. Создание электронного архива является насущной потребностью.

  18. Учтите, полностью уйти от бумажного документооборота не удастся, однако можно организовать его преобразование в электронный вид.

  19. Необходимо предусмотреть серверное распознавание текстов и установление программ распознавания.

  20. Закладывайте в программный продукт не только текущие, но и перспективные планы.

  21. Предложите как можно более широкому кругу специалистов-практиков проанализировать предложенный продукт и подготовить замечания и предложения.

  22. Обучение сотрудников - не прихоть, а необходимость.

  23. Используйте период опытной эксплуатации для выявления "узких мест", проблемных участков, отладки процедур работы с документами, накопления опыта пользователей.

  24. Не бойтесь высказывать пожелания и предложения разработчику, никто лучше вас не знает, что надо и как надо.

  25. Не бойтесь требовать исправления ошибок, корректировки настроек в соответствии с выявленными требованиями.

  26. Ответственно подходите к выбору IT-администратора для сопровождения проекта на стадии эксплуатации.

  27. Получите как руководитель, ответственный за делопроизводство, права, аналогичные правам IT-администратора, это поможет избежать многих проволочек во время отсутствия IT-менеджера и оперативно решить многие проблемы.

  28. На стадии эксплуатации присматривайтесь к специалистам, генерирующим интересные перспективные идеи, назначайте их помощниками администратора.

  29. Хороший контакт с разработчиками поможет избежать многих проблем и на стадии эксплуатации.

  Юлия Еремеева:

  Думаю, что система оправдывает себя, если в компании несколько удаленных офисов. В современных условиях СЭД остаются дорогими неудобными бизнес-игрушками. Поэтому всегда нужно задаваться вопросом: "Есть ли возможность обойтись традиционным методом?" Во многих СЭД не предусмотрена система организации дел, аналогичная бумажной. В них существуют цепочки документов (запрос - резолюция - работа с документом - ответ), но несколько цепочек не связываются в дело. Приготовьтесь к тому, что представители компаний-производителей оперируют в речи другими понятиями, это все равно что говорить на разных языках. Например, "запрос-ответ" является одним бизнес-процессом, а в ДОУ это два разных элемента делопроизводства. Ознакомьтесь с MOREQ, подготовьтесь к тому, что на начальной стадии переговоров, может быть, вы просто не будете понимать друг друга, особенно если для вас это первый опыт внедрения СЭД.

  Светлана Дьячкова:

  Думаю, что нужно выбирать наиболее простую систему ("одной кнопки"), т. к. сложные программы часто вызывают отрицательные эмоции. Ведь далеко не у всех сотрудников одинаковое владение компьютерными программами, да и для освоения новой системы многие порой просто не готовы тратить драгоценное время.

  Расскажите, пожалуйста, о том, как возникла идея внедрения электронного документооборота в вашей компании? Что стало решающим моментом в принятии этого решения?

  Юлия Еремеева:

  Всегда это было волевое решение руководства компании в целях ужесточения контроля исполнения. Была идея системы, куда руководитель мог заходить и сам отслеживать в любое время работу по тому или иному направлению, улучшения работы с документами, улучшения работы компании в целом.

  Игорь Жигунов, заместитель председателя правления Городского Ипотечного Банка:

  Одной из основных задач Банка является оптимизация бизнес-процессов и процедур. Внедрение подобного рода документооборота ведется Банком последовательно как по мере подготовки инфраструктурной базы, так и с учетом регламентирующих документооборот, защиту и хранение информации нормативных актов РФ. Внедрение электронного документооборота по ряду блоков операций Банка позволило значительно сократить как операционные расходы, так и время обработки документов. Кроме того, электронный документооборот еще в 2007 г. Банк в качестве пилотного проекта ввел при работе с партнерами.

  Внедрению очередного этапа электронного документооборота по бизнес-процессу предшествует работа как по нормативному обеспечению данных операций, так и IT, а также тестовый период эксплуатации системы, таким образом, в процессе реализации каких-либо технических сложностей не возникает.

  Электронный оборот ведется в значительной степени как в рамках внутренних коммуникаций и бизнес-процедур компании, так и в некоторых блоках партнерской работы с дистрибутивной сетью Банка.

  Анна Васильева:

  Решающим стало то, что это мобильно и удобно, появляется много свободного времени на другие дела.

  Светлана Дьячкова:

  С развитием корпорации постепенно встал вопрос о систематизации документооборота, сокращении сроков согласования документов с целью оптимизации бизнес-процессов. Сначала была внедрена пробная программа электронного документооборота собственной разработки, затем СЭД DocsVision, а сегодня идет процесс перехода на Directum.

  Расскажите об этапах внедрения, каков срок реализации проекта?

  Юлия Еремеева:

  Во всех компаниях, о которых я знала, проект нельзя было назвать завершенным. То, что в традиционном ДОУ решается простым изменением регламента и, грубо говоря, изменением пути движения документа, переносом папок из одного шкафа в другой или добавлением новых папок, в СЭД требует изменения допусков, усовершенствования программы. И продолжаться это может бесконечно, т. к. компания - живой организм, где происходят реструктуризации, ротации. Она развивается, и программу приходится переделывать под новые условия.

  Анна Васильева:

  3 этапа: согласование проекта, утверждение с ценовой политикой в целях экономии и внедрение на рабочих местах.

  Светлана Дьячкова:

  На данный момент с начала работ по проекту СЭД Directum прошел год. Проект выполняется в несколько этапов: сначала было настроено и введено в промышленную эксплуатацию общекорпоративное хранилище, затем начался этап разработки и ввода в эксплуатацию различных маршрутов движения и обработки документов. Этот этап продолжается по сегодняшний день.

  Какова стоимость данного проекта?

  Юлия Еремеева:

  Сложно сказать. Простую систему можно написать самим. Верхнюю ценовую границу я не могу определить. Цена зависит от количества рабочих мест, наличия ключей, цифровых подписей, версии системы, необходимости обновлений или вноса изменений в систему.

  Анна Васильева:

  150 000 руб. на 15 рабочих мест.

  Светлана Дьячкова:

  Стоимость проекта - конфиденциальная информация. Могу только сказать, что в кризисный период нам удалось реализовать этот проект благодаря выбору российской системы, одной из лучших на рынке. Кроме того, реализация большинства работ велась силами внутренних ресурсов корпорации.

  Оглядываясь назад: плюсы и минусы внедрения электронного документооборота.

  Марина Тарасова:

  Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробую, боюсь только, что продолжать этот перечень можно будет до бесконечности, и каждый раз кто-то предложит свои, новые преимущества. Бесспорным является главное - внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

  Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на рабочее время сотрудников, расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов и т. п.; уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т. п.

  Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

  1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами.

  2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей.

  3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты и др.

  4. Наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств.

  5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей.

  6. Значительно повысить эффективность работы с документами.

  7. Значительно повысить корпоративную культуру работы с документами.

  8. Значительно сократить объемы бумажного документооборота.

  9. Значительно сократить время поиска документов.

  10. Значительно сократить время согласования и утверждения проектов документов.

  11. Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов.

  12. Значительно сократить время на обработку и пересылку документов.

  13. Упорядочить процесс регистрации любых видов документов (входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных, договоров и т. п.).

  14. Обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями).

  15. Обеспечить работу с взаимосвязанными документами.

  16. Обеспечить управление различными информационными материалами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, архивирования.

  17. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив.

  18. Отследить историю создания документа, все взаимосвязи, включая более ранние версии, поздние, дочерние, материнские и иные документы.

  19. Производить сортировку данных по любым критериям.

  20. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов.

  21. Выстроить отлаженную систему поручений.

  22. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск.

  23. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины.

  24. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов.

  25. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов.

  26. Обеспечить регламентацию прав доступа.

  27. Обеспечить мгновенный доступ к документам.

  28. Уменьшить количественные потери документов.

  29. Увеличить производительность труда.

  30. Сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов.

  31. Сократить затраты на курьерские и почтовые услуги.

  32. Придать юридическую силу электронным документам.

  33. Сократить количество внутренних и внешних курьеров.

  34. Обеспечить ведение информационно-справочной базы.

  Минусов гораздо меньше, но они существенные.

  1. Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Нельзя опускать руки, но нельзя и не думать об этом. Рынок наводнен пиратскими дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. К сожалению, все продается, все покупается.

  Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, в чем-то даже сложнее, документы могут храниться в разных помещениях, разных шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. На это нужно время. Это опасно. С электронными базами данных - проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают самые совершенные дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

  2. Резкое увеличение, не всегда поддающееся стопроцентному прогнозированию, потока документооборота и, как результат, серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

  3. Как результат увеличения документооборота - увеличение трудозатрат.

  4. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

  Приведенная выше информация не позволяет усомниться в преимуществах внедрения СЭД. Если говорить о введении СЭД, то я - однозначно и безоговорочно - за!

  Юлия Еремеева:

  СЭД упрощает работу по поиску документов и контролю исполнения, но более трудоемкий ввод документа в работу, непродуманность горизонтальных связей документов из разных дел, отсутствие самих дел почти полностью сводит на нет все заслуги СЭД. На сегодняшний день СЭД не является электронной копией традиционного ДОУ, в нем другая логика организации работы, которая, к сожалению, не является более оптимальной, а значит, и более удобной.

  Анна Васильева:

  Оглядываясь назад: плюсы - мобильность в работе, удобно работать с документооборотом безбумажных носителей, экономия времени и минусы - не знали об этом раньше и столько было трат на бумажные носители.

  Светлана Дьячкова:

  Среди минусов - невозможность пока охватить стопроцентно все документы: наряду с электронными версиями есть документы на бумажных носителях, которые пока никто не отменял (уставы, приказы, юридические документы). Кроме того, при СЭД живое общение между сотрудниками снижается. Ведь отныне нет необходимости подписывать один документ в нескольких кабинетах офиса. Постепенно люди переходят лишь на общение посредством электронной почты или форумов. Думаю, виртуализация может негативно сказаться на командном духе и сплоченности коллектива.

  С другой стороны, скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации. Понятно, что при СЭД эта скорость значительно возрастает. Кроме того, сплоченность коллектива во многом зависит от того, насколько сотрудники осведомлены о делах компании и чувствуют свою сопричастность. В этом плане система СЭД очень эффективна. Ведь в системе несколько снижается граница между руководством и подчиненными. Развиваются как горизонтальные связи, так и связи снизу вверх. Ну и самое главное, что при слаженной работе всех пользователей системы становится гораздо удобнее и быстрее регистрировать, согласовывать и рассылать документы.

  Игорь Жигунов:

  Безусловно, у подобного рода документооборота есть как положительные стороны, так и свои сложности. В частности, это наличие ресурса для хранения большого количества материала в электронном виде, обеспечение достаточного объема пропускной способности каналов связи, особенно если речь идет о реализации такого документооборота в большой региональной сети Банка по всей стране, ну и, конечно, учет необходимости соблюдения требований по конфиденциальности и хранению информации. В целом же внедрение электронного документооборота серьезно оптимизирует бизнес компании.

  Ксения Пруткова, секретарь директора филиала ВГТРК ГТРК "Пермь":

  За время моей работы в ГТРК "Пермь" система электронного документооборота несколько раз модернизировалась. В 1999 г. главный инженер нашего предприятия написал программу электронного документооборота "4D". В нее входили основные функции, необходимые только лишь для регистрации документов (входящие, исходящие, контроль). Через несколько лет программа устарела и секретарь вел документооборот на бумажных носителях (грубо говоря, по старинке - в журнале учета). В 2008 г. тем же главным инженером была написана новая программа "EIS-Dok". В настоящее время эта программа совершенствуется, планируется довести ее до уровня информационной системы предприятия, в которую будет входить не только обычная регистрация документации, но и другие базы данных, например база учета договоров. Данная система будет являться интеллектуальной собственностью предприятия. Может возникнуть резонный вопрос: зачем стараться писать программу, когда можно купить готовую? Отвечу: мне как секретарю и человеку, непосредственно связанному с работой в данной программе, очень удобна непосредственная связь с человеком, ее создавшим. В случае если что-то вылетело из строя либо у меня возникли предложения по изменению программы, дабы она стала эффективней, я могу к нему обратиться. Во-вторых, мы строим ее так, как удобно нашему предприятию, под себя, под какие-то особенности нашей работы, в любое время можем внести изменения! Ну а если на предприятии нет таких специалистов, которые могли бы написать свою, уникальную программу, категорически рекомендую приобретать готовые!

  Что касается минусов электронного документооборота, то здесь можно отметить следующий момент: в случае перебоев с электропитанием возможны сбои в нашей работе и, как следствие, невыполнение каких-либо обязательств (предположим, по отправке письма), однако на этот случай должны быть энергосберегающие устройства. И вообще, наука не стоит на месте, я думаю, возможно, уже через пару лет в условиях всемирного прогресса мы будем смотреть на нашу сегодняшнюю программу (не дописанную, правда, до конца), как на "Windows-95"!

  Какова роль секретаря и помощника руководителя при внедрении электронного документооборота?

  Марина Тарасова:

  Роль секретаря и помощника руководителя при внедрении электронного документооборота трудно переоценить. Чаще всего это молодые думающие люди, поэтому они первыми подхватывают инициативу, с удовольствием становятся новаторами, поддерживают любые начинания, генерируют массу встречных предложений.

  Ввод СЭД в эксплуатацию позволяет почти полностью отказаться от услуг внутренних курьеров. Поток документов перераспределяется в подразделении, ответственном за делопроизводство, и направляется в соответствующие приемные. Секретарь или помощник руководителя просматривают почту и принимают решение о дальнейшей судьбе полученных документов. Особо важные, требующие того или иного участия руководителя, документы перенаправляются ему для ознакомления, согласования, утверждения, подписания. Часть документов (обычно это документы, стоящие на потоке), в соответствии с делегированными полномочиями, секретарь или помощник направляют в подведомственные структурные подразделения, предварительно внеся в регистрационные карточки шаблонные визы от имени руководителя ("на исполнение", "для ответа", "для сведения" и т. п.).

  Секретарю или помощнику руководителя можно делегировать также полномочия по анализу исполнительской дисциплины, отслеживанию сроков исполнения документов; поиску и сбору необходимой информации; подготовке справочных и аналитических материалов; созданию, рассылке и контролю исполнения поручений руководства.

  Кроме того, на практике многие руководители наделяют помощников или секретарей правом электронной подписи.

  Юлия Еремеева:

  Если секретарь/помощник руководителя прекрасно разбирается в ДОУ, то он может принять участие в написании ТЗ. В целом же его роль невелика.

  Анна Васильева:

  Секретарь мобильно подготавливает всю интересующую информацию для руководителя, являясь при этом не просто секретарем, а незаменимым сотрудником руководителя.

  Светлана Дьячкова:

  При внедрении электронного документооборота роль секретаря является, скорее, консультационной и не всегда всем видна. Обычно сотрудникам разъясняется, какие документы закачать в шаблоны, какие сроки исполнения документов назначить, какие службы внести в базу и т. д. При непосредственной эксплуатации программы роль личного помощника более очевидна: от составления документа до контроля за его исполнением.

  Что бы вы изменили, если бы начали внедрять электронный документооборот завтра?

  Марина Тарасова:

  Серьезнее бы отнеслась к вопросам планирования и прогнозирования внедрения СЭД. Постаралась бы точнее рассчитать возможности увеличения объемов документооборота с перспективой лет на 10 вперед; доказать насущную необходимость приобретения настолько мощного сервера, насколько это возможно. Рассчитала бы трудозатраты, человеко-часы и т. п., попыталась бы убедить руководство в необходимости оперативно реагировать на необходимость кадровых изменений в связи с изменениями объемов документооборота не только в сторону сокращения штатов, но и в сторону увеличения. К сожалению, если в отношении первого на практике реакции долго ждать не приходится, то со вторым - сложнее.

  Юлия Еремеева:

  Если честно, то я бы постаралась отговорить руководство от этой идеи. Современные системы СЭД еще очень сырые. Их разработки, похоже, проводятся без какого-либо участия делопроизводителей.

  Анна Васильева:

  Я бы ускорила процесс внедрения и провела обучение прямо на рабочих местах, что сэкономило бы время и средства на обучение персонала. Всем прошедшим выдавался бы сертификат.

  Светлана Дьячкова:

  Если говорить о нашем опыте, то хотелось бы сделать не поэтапный ввод системы во всех наших дочерних компаниях, а одновременное развертывание системы по всей корпорации. Однако, учитывая специфику каждой нашей ДК и необходимость при таком подходе крупных единовременных вложений сил и средств, такой вариант был бы невозможен.

  Примечание. Анонимное мнение по поводу внедрения электронного документооборота:

  "Проблема одна - бюрократия, документооборот идет параллельно с бумажными носителями..."

  Подписано в печать

  • Корпоративная культура

  Ключевые слова:

  1 -1

  Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом.. При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки. По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.

  Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов. При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных. Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.

  Многие контролирующие органы сейчас оперативно переходят с бумажного формата работы и взаимодействия с налогоплательщиками на электронный. Так ФНС перевела на электронный формат взаимодействия уже более 90% налогоплательщиков. Во-многом этому способствовал принятый электронный формат для счетов-фактур (утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93 @). Напомним, что подготовить в электронном варианте счета-фактуры, а также журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж можно в .

  Со своей стороны многие компании готовы переходить на электронный обмен документами хотя бы потому, что тогда взаимодействие с контролирующим органами становится значительно проще и безопаснее.

  При этом наличие оператора ЭДО в таком взаимодействии становится обязательным. Отправка электронных документов через обычную, электронную почту не приведёт к желаемому результату.

  Каковы плюсы использования ЭДО?

  Во-первых, это отказ от бумажных документов и как следствие значительная экономия, как времени, так и финансовых средств на содержание оргтехники и покупку расходных материалов.

  Во-вторых, это значительно более высокая безопасность как обмена информацией между контагентами, так и её хранения. При этом замена бумажных документов на электронные позволяет создать архивную систему многоуровневого доступа к документам для всех сотрудников компании. Для работы с такими архивами можно использовать специализированные программы типа «Баланс-2: Файловый архив электронных документов ».

  В-третьих электронный вид документов позволяет значительно повысить оперативность поиска необходимых для работы данных. Это преимущество особенно значимо для крупных компаний, в работе которых присутствуют большие объемы документации или имеющих большое количество контрагентов.

  Принцип работы операторов ЭДО

  Если вы хотите стать участником системы ЭДО, то предлагаем вам ознакомиться, а в дальнейшем использовать удобный и функциональны сервис - Электронная отчетность, доступный через Заполнить и отправить на изготовление электронной подписи, с помощью которой можно подтвердить подлинность и значимость подписываемых документов, а также идентифицировать должностное лицо, подписывающее электронные документы. Данная подпись позволит обмениваться электронными документами с Федеральной Налоговой службой (ФНС) и другими пользователями ЭДО.

  Неоправданные опасения перехода на ЭДО.

  Что же мешает налогоплательщикам выбрать электронный способ обмена документами? Одним из наиболее распространенных опасений является опасение, что электронный способ обмена документами даст возможность налоговым органам осуществлять контроль за организацией в постоянном режиме, используя для этого хранимые (локально или в облаке) электронные документы компании. Также многими высказываются опасения, что при переходе на ЭДО их обяжут проводить ежедневную проверку наличия новых писем от контролирующих органов.

  Страхи, связанные с утечкой информации, с использованием её для контроля за компанией или в качестве доказательств - совершенно необоснованны. Конечно, порядок взаимодействия электронными документами с целью налогового контроля отличается от бумажного, но общий алгоритм истребования документов от налогоплательщика остаётся прежним.

  Он предусматривает, что при необходимости проведения контрольных мероприятий налоговый орган направляет соответствующее требование по предоставлению электронных документов (также как и раньше для бумажных) непосредственно налогоплательщику. Этот алгоритм взаимодействия не предусматривает других схем. При попытке со стороны налоговиков получить доказательную базу в обход налогоплательщика, такие документы не будут приняты судебными органами к рассмотрению.

  Ожидаемые изменения в Гражданском кодексе РФ (см. п. 2 ст. 434 ГК РФ, в ред. проекта Федерального закона № 47538-6, по которому еще в апреле прошло первое чтение в Госдуме) повлияют не только на исчисление налогов, но и на использование электронного документооборота в максимально возможном объеме: подписание договора путем применения электронной почты будет признаваться наравне с обычными письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и пр. без электронной цифровой подписи.

  Изменения Гражданского кодекса РФ пока еще находится в стадии рассмотрения, а налоговые органы уже готовы получать от налогоплательщиков электронные документы. Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:

  • действующий в настоящее время Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;
  • в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, который вступает в силу со следующего года, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.
  Однако практика, которая еще только начала формироваться, показывает, что до «народного» обмена счетами-фактурами и другими первичными документами в электронной форме еще далеко.

  В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, пилотные проекты успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.

  Везде есть свои плюсы и минусы. Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

  1) он работает с сертифицированным оператором, т.е. в обмене между ним и покупателем будет еще одна сторона - оператор. Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;

  2) пользуется программой «1С:Предприятие 8» (УПП, Бухкорп, Управление торговлей), в том числе:

  • Бухгалтерия Предприятия 8 редакция 2.0, начиная с версии 2.0.35.5;
  • Бухгалтерия Предприятия 8 КОРП, начиная с версии 2.0.35.5;
  • Управление Производственным Предприятием 8 редакция 1.3, начиная с версии 1.3.25.1;
  • Комплексная автоматизация 8 редакция 1.1, начиная с версии 1.1.21.1.
  Бухгалтер в программе делает бухгалтерскую запись: Д-т 62, К-т 90, регистрирует счет-фактуру, с помощью специального криптографического программного обеспечения подписывает его своей электронной подписью и загружает в программу оператора электронного документооборота, который в свою очередь отправляет счет-фактуру контрагенту продавца, имеющего свой идентификатор. Последний присваивается не бухгалтером исходя из порядкового номера по бухгалтерской программе, а оператором электронного документооборота, который сообщит присвоенное значение;

  3) имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г. уже действует электронная, а не электронная цифровая подпись. При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению. В случае же обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формы отчетности, направляемые в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее - Закон № 63-ФЗ).

  Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

  • простая электронная подпись - это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
  • неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);
  • квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
  Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицирован-ной).

  К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду-смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).

  К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

  • другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии - 7 и 8;
  • поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
  • «дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно - за бумажными, отдельно - за электронными документами.
  Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза. Электронные же документы, которые в принципе передаются мгновенно, можно ожидать в течение 5 дней, поскольку на действие каждой стороны отводится по одному рабочему дню. Это может быть связано с разной продолжительностью рабочего дня, с разницей в часовых поясах и т.д.

  Как правило, обмениваются не только документами по НДС (счетами-фактурами), но и документами налогового учета, рассматриваемыми в качестве первичных по налогу на доходы (накладными, актами, счетами, заказами и т.д.). При этом следует иметь в виду, что:

  во-первых, операторы, через которые можно направлять такие документы, будут увеличивать свои доходы за счет комплекта документов, а не каждого в отдельности взятого документа. Ожидается, что стоимость отправки одного комплекта документов, за который, как и в случае с мобильными переговорами, будет платить инициатор (лицо, отправляющее документы), а входящие документы не будут тарифицироваться. Стоимость отправки комплекта документов (например, счет-фактура, акт/накладная, счет) по одной сделке 10 руб. При этом от 50 до 100 комплектов документов в зависимости от формы договора будут обрабатываться бесплатно, а до 31 октября 2012 г. - 1000 комплектов в месяц бесплатно для всех пользователей, имеющих договор с 1С: ИТС.

  Услуги по обмену электронными документами оплачиваются по итогам расчетного периода (месяца) через партнера «1С».

  Стоит отметить, что совсем не обязательно, чтобы все документы, входящие в комплект, необходимо отправлять одновременно: можно счет и счет-фактуру отправить сразу, а накладную или акт через несколько дней. Стоимость услуг от этого не изменится. Однако есть одно большое «но»: как будут отслеживаться документы, входящие в один комплект, если нумерация, кодировка у формализованных документов (счетов и актов) не совпадает? Пока комментариев по этому вопросу нет;

  во-вторых, на некоторые первичные документы законодатель установил свои жесткие форматы, например на формат счета-фактуры (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). На другие только рекомендуемые в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализовать права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов. Речь идет о рекомендуемых форматах накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.12 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).

  Таким образом, в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма распространенные формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота будет минимальным, так как по форме КС-2 - весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: в договоре можно указать, что промежуточные расчеты производятся по акту произвольной формы (в формате, утвержденном в качестве рекомендуемого ФНС России), а окончательный расчет - по форме КС-2. Последний будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат.

  Ввиду того что документы удобнее передавать комплектом, чем отдельно по одному (например, счет-фактуру электронным путем, акт в бумажном виде), то уместно использовать рекомендуемые налоговыми органами формы.

  Исключения, конечно же, будут. Так, например, товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон - заказчика, перевозчика и получателя товаров.

  Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты - дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.

  Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.

  Относительно бумажного варианта основного документа по НДС - счета-фактуры - могут рассматриваться следующие даты:

  • дата, проставленная на счете-фактуре. Если счета приходят по почте, наступил конец квартала и налогоплательщику выгодно отразить вычет в этом квартале, то конверт можно отправить в макулатуру, а счет-фактуру - в книгу полученных счетов-фактур и соответственно в книгу покупок. С другими документами работать проще, поскольку их не надо фиксировать в каких-либо контролируемых налоговыми инспекторами книгах и журналах;
  • дата на почтовом штемпеле - этот вариант очень удобен, когда вычет по НДС может «испортить» картину налоговой декларации за отчетный период, так как налоговая служба часто оспаривает возможность «играть» датами счетов-фактур между налоговыми периодами;
  • дата на расписке курьера - это и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, в пределах одного-двух дней можно договориться о фиксировании удобной для налогоплательщика даты, например в случае доставки в конце или за пределами рабочего дня. С другой стороны, дату расписки в одностороннем порядке, как и в случае с почтовой доставкой, уже не изменишь.
  Применительно к электронному варианту любых первичных документов рассматривается только одна дата - получения извещения от покупателя. Это действительно может оказаться проблематичным в связи с тем, что на практике нередко возникает необходимость по каким-либо причинам заменить документ.

  При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно. Конечно, можно счет-фактуру сформировать и даже отослать его по электронной почте клиенту, но оператор счет-фактуру от 27 июня не пропустит ни 5 июля, ни даже 28 июня.

  Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. Даже при электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому - через 3-5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3-5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.

  Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2-3 июля 2012 г.

  На практике могут возникать и такие ситуации:

  • в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;
  • счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.
  В счета-фактуры, составленные начиная с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.11 г. № 1137, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем формирования новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (дата/номер), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Таким образом, в книге продаж фиксируется и прежний, и новый экземпляры счета-фактуры (п. 7 постановления № 1137).

  Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены. Другими словами, в случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры.

  Для контроля за текущими действиями (своих оператора/контрагента) в программе списка счетов-фактур будут задействованы две колонки, в которых отражается сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы: в первой колонке - состояние документооборота со стороны организации (все выполнено/ на подписи/ требуются действия/ ожидать), во второй - состояние со стороны контрагента и оператора электронного документооборота. Бухгалтер всегда увидит, что следует делать, или просто немного подождать.

  В случае выставления электронных счетов-фактур книга покупок будет дублировать журнал учета полученных счетов-фактур, которые могут направляться одновременно в бумажной и электронной формах (порядковые номера заполняются автоматически). Применительно к книге продаж ситуация может быть другой. Так, в журнале выставленных счетов-фактур до отправки счета-фактуры оператору-покупателю и получения подтверждения от оператора или извещения от покупателя может не быть записей, а в книге продаж указана сумма в соответствии с бухгалтерской записью: Д-т 62, К-т 90, согласно которой и формируется счет-фактура на отгрузку.

  В связи с этим в декларации по НДС кредитовые обороты по счету 68, субсчет «НДС», следует сопоставлять с книгой продаж, а дебетовые - с журналом учета полученных счетов-фактур;

  3) первичные документы сформированы, отправлены, а загрузить показатели в свою программу покупатель не может: общая сумма поставки, сумма НДС есть, а ассортимент, представленный в документах, не считывается. Это возможно, так как у поставщика товар может быть назван картофелем, а у покупателя - картошкой. Что делать?

  В этом случае следует синхронизировать представленные наименования для выбора аналогичной позиции в документации поставщика, что должно быть предусмотрено программой.

  В заключение отметим, что переход к электронному документообороту - дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных счетов-фактур. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям и, надеемся, только временным неудобствам.